Arhivar fotografija obično je odgovoran za organiziranje grupe fotografija na način koji je sveobuhvatan i smislen. To se može postići na više različitih načina, a može uključivati kronološki poredak i organizaciju fotografija u kategorije na temelju subjekta ili fotografa. Nakon što je organizacija gotova, arhivist je često odgovoran za osiguravanje da značenje i svrha različitih slika budu zarobljeni kroz skup zapisa i zapisa za svaku sliku. Arhivar fotografija također može raditi u digitalnom mediju, koristeći digitalne fotografije i računalne datoteke kako bi organizirao podatke na smislen i učinkovit način.
Dužnosti i odgovornosti arhivista fotografija mogu se donekle razlikovati, ovisno o posebnim potrebama organizacije poslodavca. Općenito, međutim, rad arhivista često počinje prikupljanjem i organiziranjem niza fotografija koje su dio zbirke. Ovaj početni zadatak može biti nevjerojatno složen ako grupa ima tisuće ili čak milijune fotografija koje je potrebno arhivirati i učiniti dostupnim.
Pravilna organizacija arhivara fotografija često uključuje ne samo spajanje različitih fotografija već i određivanje najboljeg načina na koji se one mogu naručiti. To može ovisiti o načinu na koji organizacija želi da se fotografije arhiviraju, iako je kronološki redoslijed prilično uobičajen. Međutim, određivanje točne kronologije za fotografije može biti teško pa se mogu koristiti dodatne metode. Fotografije se mogu organizirati na temelju predmeta slika ili osobe koja je snimila fotografiju ili razvrstane na temelju više kategorija s različitim razinama važnosti.
Nakon što su slike pravilno organizirane, tada arhivar fotografija obično utvrđuje njihovo značenje ili svrhu. Prikupljene slike, na primjer, mogu biti popraćene oznakama koje pokazuju tko je snimio svaku fotografiju i predmet svake od njih. Mogu se dati dodatne informacije kako bi se to proširilo, često dajući pojedinosti o značenju fotografiranog objekta ili njegovoj namjeni. To osigurava da slike unutar arhive ostanu značajne u budućnosti.
Arhivar fotografija također može raditi s digitalnim fotografijama, organizirajući ih i dodajući im bilješke u digitalnom mediju. To se može učiniti isključivo na računalu, tako da arhivar dodaje bilješke u digitalne datoteke, organizira slike u različite podmape i sprema fotografije na tvrdi disk. Međutim, takvo arhiviranje može uključivati i vanjske medije, uključujući korištenje dodatnih uređaja za pohranu ili medijskih diskova. To osigurava da arhivar fotografija čuva zapis slika i zapisa iu sigurnosnoj kopiji i kao original.