Pomoćnik za upravljanje, također poznat kao izvršni tajnik, pruža pomoć jednom ili više rukovoditelja na višem nivou. Ova osoba može podržati predsjednika, izvršnog direktora, potpredsjednika ili voditelja odjela unutar organizacije. Dužnosti se mogu odnositi na administrativne funkcije specifične za potrebe izvršne vlasti i organizacije. Radne odgovornosti osobe na ovoj poziciji obično nadilaze opće službeničke funkcije i uključuju složene zadatke kao što su analitičko istraživanje i priprema izvješća. Pomoćnik rukovodstva također može nadzirati ostalo činovničko osoblje u organizaciji.
Osoba zaposlena na ovoj poziciji odgovorna je za rukovanje administrativnim funkcijama za jednog ili više viših rukovoditelja. Administrativne odgovornosti za koje je odgovoran izvršni direktor unutar organizacije obično su dodijeljene ovoj osobi. Velik dio ove administrativne podrške uključuje pripremu dopisa, e-poruka i druge korespondencije u ime izvršne vlasti. Ova osoba održava sustav arhiviranja, odgovara na telefonske pozive i usmjerava poruke. Dodatne dužnosti mogu uključivati sortiranje pošte i faksova.
Učinkovito obavljanje odgovornosti može zahtijevati dobre organizacijske vještine i sposobnost obavljanja više zadataka. Izvršni tajnik može biti odgovoran za organiziranje sastanaka i konferencija. To također može zahtijevati koordinaciju više rasporeda i rukovanje svim detaljima koji se odnose na sastanak. Općenito, priprema dnevnog reda i naručivanje jela ili osvježenja također su dio odgovornosti ove osobe.
Kada izvršni direktor mora poslovno putovati, pomoćnik menadžmenta obično je odgovoran za osiguranje zrakoplovnih prijevoznika, najma automobila i hotelskih aranžmana prema potrebi. Često će održavati izvršni kalendar i držati ga svjesnim dnevnih i nadolazećih sastanaka, sastanaka i putovanja povezanih s tvrtkom. Obično će pripremiti prezentacijske materijale za svog šefa koji su povezani sa sastancima.
Velik dio administrativnih zadataka dodijeljenih pomoćniku za upravljanje ovisi o tome što je izvršna vlast spremna delegirati. To bi moglo dovesti do složenijih zadataka izvan osnovnih činovničkih dužnosti koje su obično potrebne za nekoga tko pomaže drugoj osobi. Primjer ovih složenih zadataka je priprema i distribucija izvješća.
Poznavanje računalnih aplikacija sa srednjim ili naprednim vještinama obično je neophodno za obavljanje zadataka uz minimalni nadzor. Pomoćnik menadžmenta također može upravljati posebnim projektima koji se odnose na cjelokupnu organizaciju i održavati baze podataka. Ovisno o veličini tvrtke, dužnosti generalnog stručnjaka za ljudske resurse također mogu biti dio njegovih svakodnevnih obaveza.
Druga odgovornost za neke pomoćnike upravljanja može uključivati i nadzor niže razine službeničkog osoblja u organizaciji. Za to su potrebne vještine vođenja i upravljačke vještine. Moguće je da će asistent morati planirati, raspoređivati i pratiti tijek rada službeničkog osoblja unutar odjela. Uz nadzor, pomoćnik je obično osoba koja se bavi svakodnevnim uredskim poslovima u vezi s uredskom opremom ili pitanjima održavanja zgrade.