Ovlašteni upravitelj softvera posjeduje službenu certifikaciju koju izdaje Udruženje softverske i informacijske industrije (SIIA) i upravlja softverskim licencama tvrtke. On ili ona provode istrage kako bi osigurali da tvrtka slijedi uvjete licenciranja koje je izdao svaki dobavljač softvera i uči posebne zakone o autorskim pravima kako bi spriječio pravne probleme. Ovlašteni upravitelj softvera prikuplja informacije iz revizija i donosi plan upravljanja softverom koji tvrtka može uspješno slijediti. Također je uobičajeno da profesionalci koji imaju tu titulu rade više od upravljanja softverom; na primjer, voditelji ljudskih resursa, administratori sustava i pravni stručnjaci mogu imati titulu certificiranog upravitelja softvera.
Procjena lokalnih zakona o autorskim pravima i pažljivo ispitivanje ugovora o licenciranju prvi su koraci u upravljanju softverom. U tvrtkama s velikim brojem računala, certificirani upravitelji softvera provode velik dio svog vremena osiguravajući da operativni sustav i aplikacije svakog računala imaju valjane licence i da se brojevi licenci koriste prema ugovoru o svakom proizvodu. Uobičajene vrste softverskih licenci koje se istražuju uključuju mrežne licence, shareware, pojedinačne strojne licence i poslovne licence. Osim traženja nevažećih licenci, može se pokušati smanjiti i troškovi osiguravanjem da tvrtka koristi najpristupačniji mogući plan licenciranja. To uključuje iskorištavanje popusta za kupnju količinskih licenci i ponekad zamjenu trenutne aplikacije pristupačnijim alternativama.
Izrada strukturiranog plana upravljanja softverom jedna je od glavnih odgovornosti certificiranog upravitelja softvera. On ili ona kreira detaljnu politiku koja objašnjava pravilnu upotrebu softverskih licenci i metode za provođenje plana upravljanja softverom. Plan identificira specifične procese za dodavanje novih licenci, prijenos postojećih licenci i ukidanje nepotrebnih licenci te također navodi programe koje podržava organizacija. Također bi trebao naznačiti postupak za uklanjanje nelicenciranog softvera s računala.
Ovlašteni upravitelji softvera koriste plan upravljanja softverom kao osnovu za proces revizije. Moraju kontinuirano nadzirati korištenje softverskih licenci u organizaciji kako bi osigurali da je plan uspješan, a po potrebi mogu ažurirati politiku. Nadzire se i zakonska usklađenost i trošak softvera, tako da se može tražiti nove metode licenciranja koje mogu uštedjeti novac tvrtki. Ovlašteni upravitelj softvera također mora prenijeti plan drugima i educirati druge o politikama tvrtke za upravljanje softverom i svim pravnim i poslovnim posljedicama koje mogu proizaći iz nepoštivanja politike.