Jedna od najčešćih dužnosti čuvara podataka je osigurati da su svi podaci koji pripadaju organizaciji definirani i organizirani na logičan način. Profesionalci u ovom području često su odgovorni za odobravanje pristupa osjetljivim podacima i autorizaciju zahtjeva za pristup podacima. U nekim slučajevima, čuvar podataka može biti odgovoran za procjenu točnosti i relevantnosti pohranjenih podataka. Kada rukovoditelji organizacije planiraju sustavne promjene, često se konzultiraju čuvari podataka i od njih se očekuje da sudjeluju u implementaciji novih sustava informacijske tehnologije (IT). Ti stručnjaci također mogu biti odgovorni za komunikaciju s drugim članovima organizacije u vezi sa svim problemima pristupa podacima i pružanje osnovnih dužnosti rješavanja problema.
Čuvar podataka je IT stručnjak odgovoran za donošenje odluka o tome kako se digitalni podaci organizacije pohranjuju, organiziraju i pristupaju. U većini slučajeva, ovaj stručnjak je voditelj podružnice, odjela ili tima. Skrbnici podataka u većim organizacijama mogu zahtijevati pomoć upravitelja podataka, kojemu bi skrbnik podataka mogao delegirati zadatke i dodijeliti privilegije kada on ili ona ne mogu sami obavljati te dužnosti.
Jedna primarna funkcija čuvara podataka je odrediti osjetljivost podataka. Na primjer, u akademskom kontekstu, ovaj stručnjak može definirati sve zapise o osobnim podacima studenata kao iznimno osjetljive. Pojedinci koji žele pristupiti ovim informacijama možda će morati kontaktirati skrbnika kako bi dobili pristup tim informacijama. S druge strane, podaci o zahtjevima za tečaj mogu se definirati kao javni jer nisu osjetljivi i mogu koristiti stranama koje nemaju povlašteni pristup.
U poslovnom kontekstu, od čuvara podataka se obično traži da razumiju kako se podaci odnose na poslovanje organizacije. Često se od njih očekuje da razviju i revidiraju smjernice koje određuju kako se podaci trebaju prikupljati i gdje ih treba pohraniti. Kada stručnjaci imaju pitanja o tome zašto su podaci važni ili relevantni ili zašto su definirani na određeni način, skrbnik podataka može biti odgovoran za pružanje odgovora.
Također je uobičajeno da čuvari podataka blisko surađuju s rukovoditeljima u provedbi velikih operativnih promjena. Na primjer, kada organizacija prolazi kroz velike promjene koje bi trebale poboljšati učinkovitost, čuvar podataka mogao bi biti odgovoran za nadzor implementacije novih IT sustava. U mnogim slučajevima, čuvari podataka se sastaju s drugim IT čelnicima, kao što su skrbnici aplikacija, kako bi dizajnirali novu IT arhitekturu i izradili vodiče za obuku za zaposlenike.