Voditelj događaja obično je uključen u planiranje i nadgledanje događaja kao što su zabave, domjenci i konvencije. Ovisno o situaciji zaposlenja voditelja događaja, on može raditi u ime dobavljača, kao što je hotel ili drugo mjesto u kojem se događaji često održavaju, ili može raditi neovisno o određenom dobavljaču. Količina odgovornosti koju preuzimaju voditelji događaja varira, ali u mnogim slučajevima oni preuzimaju primarnu odgovornost za logistiku događaja i koordinaciju svih dobavljača koji će pridonijeti događaju.
Iako mnogi ljudi mogu planirati male zabave i društvena druženja u svojim domovima, koordiniranje većih događaja, osobito kada je uključeno nekoliko trećih dobavljača roba i usluga, može biti značajan izazov. Dobar voditelj događaja može surađivati s domaćinom ili hostesom kako bi shvatio svoju viziju događaja, procijenio proračun i resurse koji su već dostupni, a zatim odabrao dobavljače prikladne za događaj. Na dan događaja, voditelj događaja obično je odgovoran za isporuku roba i usluga kako je obećano i da događaj teče bez problema.
Ako voditelj događanja radi za banketnu dvoranu, hotel ili drugo mjesto, njegova uloga može biti malo drugačija od one neovisnog voditelja događaja. Mnoga mjesta događanja imaju stroga pravila u vezi s korištenjem vanjskih dobavljača, tako da bi planer događaja u takvom mjestu prvenstveno djelovao kao veza između pojedinca ili organizacije koji želi ugostiti događaj i odobrenih ili internih dobavljača nekretnine. Planer događaja mogao bi savjetovati svog klijenta o odgovarajućim uslugama potrebnim za događaj, kao što su catering, cvijeće, pa čak i plesni podij i DJ. Također bi se pobrinuo da prostor za održavanje događaja bude prikladno postavljen za događaj te da ugostitelji i drugi dobavljači i pomoćno osoblje izvršavaju svoje dužnosti prema potrebi.
S druge strane, neovisni voditelji događaja mogu biti optuženi za još veću odgovornost. Voditelj događaja može biti odgovoran za lociranje mjesta i zatim pregovaranje o cijeni najma prostora i njegovih pogodnosti. Ako mjesto događanja dopušta dobavljače treće strane, kao što su ugostitelji i cvjećari, planer događaja također može biti odgovoran za naručivanje hrane i dekoracije za prostoriju za događaje. Međutim, kao i druge vrste voditelja događaja, ona će također biti odgovorna za koordinaciju na licu mjesta na dan događaja.