Funkcionalni menadžeri, također poznati kao linijski menadžeri, mogu upravljati pregledima učinka za određeni odjel ili cijelu organizaciju. Voditelji projekata obično izvješćuju menadžere na ovoj razini, iako neke organizacije kombiniraju ta dva položaja. U toj situaciji, menadžer bi također nadzirao specifične projekte uz sveobuhvatne potrebe organizacije.
Dužnosti i odgovornosti nekoga na ovom poslu ovise o tome postoji li u organizaciji voditelj projekta. Pojedinci na ovim dvjema pozicijama obično blisko surađuju, ali ono što njihove uloge uključuju varira ovisno o kulturi i potrebama određene tvrtke.
Obično će voditelj projekta izvijestiti funkcionalnog menadžera, koji će zatim pružiti vezu s višim menadžmentom. Ovaj menadžer više razine obično će upravljati i kontrolirati resurse potrebne za dovršetak projekta. Zbog toga je snažna suradnja i komunikacija između radnika na dvije pozicije ključna za pravovremeni i učinkovit završetak svih otvorenih projekata. Također je važno da oba menadžera imaju jasno razumijevanje svojih specifičnih uloga kako bi spriječili razvoj nepotrebnih sukoba.
Ako u organizaciji postoje obje vrste menadžera, tada će funkcionalni menadžer obično osigurati nadzor nad svim projektima umjesto da igra određenu ulogu u njihovom završetku. U ovoj ulozi on ili ona će osigurati da svi projekti budu u skladu s općim ciljevima i filozofijom organizacije. Organizacija s obje pozicije često se naziva visoko funkcionalnom.
Ti menadžeri također mogu osigurati nadzor nad određenim odjelom. Pojedinac u ovoj ulozi pratio bi jedan ili više projekata u skladu s općim potrebama organizacije i specifičnim zahtjevima odjela. To obično uključuje ispravnu raspodjelu i organiziranje resursa tako da postoji zdrava ravnoteža između potreba svih uključenih strana, od rukovoditelja do radnika koji su dodijeljeni projektu.
Ako se te dvije uloge kombiniraju, tada bi pozicija mogla uključivati sve, od osiguravanja usklađenosti s organizacijskim potrebama do finih detalja zahtjeva odjela i samog projekta. Moglo bi čak postojati više projekata za koje bi bio odgovoran funkcionalni upravitelj. Kada ne postoji zasebna pozicija, organizacija se često naziva visoko projektiranom.