Generalni administrator također je poznat kao voditelj ureda ili administrativni pomoćnik. Iako će se opisi poslova donekle razlikovati ovisno o tvrtki, glavni administrator može biti odgovoran za rukovanje cjelokupnom korespondencijom, odgovaranje na telefonske linije, primanje poruka, pripremu izvješća i druge opće uredske dužnosti. U nekim slučajevima, opći administratori mogu trebati specijaliziranu obuku za obavljanje nekih od ovih zadataka u visoko tehničkim uredskim okruženjima. Izraz se najčešće koristi za uredske poslove u zemljama engleskog govornog područja izvan Sjeverne Amerike.
Jedna od primarnih odgovornosti glavnog administratora je rukovanje cjelokupnom korespondencijom, ne samo provjeravanje dolazne pošte i osiguravanje da ona stigne do odgovarajuće osobe, već i tipkanje korespondencije za odlaznu poštu. Neki opći administratori možda će morati ići u poštu kako bi preuzeli poštu, ali često se pošta dostavlja na središnje mjesto u uredu radi daljnje distribucije. Ova je dužnost od vitalnog značaja za mnoge tvrtke, koje bi mogle imati ponude ili druge dokumente koje je potrebno pregledati u kratkim rokovima.
U nekim uredskim okruženjima, opći administrator odgovoran je za pripremu izvješća na različitim softverskim platformama. Stoga ove pozicije zahtijevaju dobro razumijevanje uredskog softvera, uključujući proizvode koji se koriste za obradu teksta, proračunske tablice i slajd prezentacije. Često je glavni administrator odgovoran za uzimanje sirovih informacija i njihovo stavljanje u format koji je privlačan i prezentabilan. Nadzornik obično potpisuje gotov proizvod prije nego što se pošalje.
S pojavom izravnih ekstenzija i govorne pošte, posao glavnog administratora u vezi s odgovaranjem i prijenosom telefonskih poziva donekle je smanjen u većini ureda. Međutim, postoje slučajevi kada se zaposlenik može pozvati da se javi na telefone za šefa ili druge rukovoditelje. Neke stvari možda neće moći čekati, a na administratoru je da razumije situaciju i donese odgovarajući odgovor. Nadalje, neki rukovoditelji preferiraju da osoba iz ureda provjerava telefonske pozive prije nego što ih pošalje.
Drugi način na koji opći administratori mogu ponuditi administrativnu podršku je upravljanje bazom podataka. Na primjer, ako tvrtka ima članstva ili treba održavati popis prodaje, to je dužnost koja može pasti na glavnog administratora. Na toj je osobi da se pobrine da baza podataka ne sadrži zastarjele informacije kako bi održala pouzdan kontakt s klijentima.
U nekim uredima, glavni administrator je također odgovoran za postavljanje i održavanje rasporeda jednog ili više rukovoditelja. U ovoj situaciji, administrator će postaviti sastanke, potvrditi sastanke i pokušati održati dan po rasporedu što je više moguće. To također može uključivati dogovaranje planova putovanja.