Posao indeksatora dokumenata je da sortira i klasificira dokumente tako da se mogu lako dohvatiti za kasnije gledanje. Te osobe mogu raditi u raznim okruženjima, uključujući vladine agencije, bolnice i sveučilišta. Za dobro obavljanje ovog posla obično je potrebna osoba koja je izrazito organizirana i sposobna za samostalan rad. Općenito govoreći, posao indeksera dokumenata uključuje sortiranje novih dokumenata, dohvaćanje postojećih dokumenata, uklanjanje nepotrebnih dokumenata, odgovaranje na upite i obavljanje raznih činovničkih dužnosti.
Jedna od najvažnijih dužnosti indeksera dokumenata je sortiranje novih dokumenata i njihovo postavljanje na njihova prava mjesta. Na primjer, ako radi na sveučilištu, indeksator dokumenata može klasificirati studentske zapise i sortirati ih po abecedi. Ako radi u sudnici, mogao bi srediti kaznene dosijee. Ova praksa zahtijeva od pojedinca da slijedi smjernice na radnom mjestu i održava točnost. Dokument smješten u pogrešnom području mogao bi predstavljati buduće probleme.
Dohvaćanje postojećih dokumenata također igra veliku ulogu u ovoj poziciji. Kad god osoba treba pogledati dokument, odgovornost je indeksatora dokumenta da ga brzo dobije. U slučaju sveučilišta, možda će trebati dohvatiti studentove datoteke kako bi odredio koje predmete treba polagati sljedeći semestar. To je razlog zašto je toliko važno da indeksator dokumenata bude organiziran i ispravno klasificira sve dokumente.
Kako biste spriječili nered i održali red, uklanjanje nepotrebnih dokumenata još je jedna poslovna dužnost. To obično uključuje uklanjanje isteklih dokumenata koji više nisu relevantni. Primjer bi bilo uklanjanje studentskih zapisa nakon što student diplomira. U nekim slučajevima, te će datoteke biti prebačene u zaseban spremnik. U drugim će ih indeksator dokumenata uništiti prema protokolu tvrtke.
Uz to, od njega će se često tražiti da odgovara na upite u vezi s određenim dokumentima. To može uključivati pitanja javnosti, kolega ili nadzornika. Kada se to dogodi, indeksator dokumenata mora locirati točan dokument i dati odgovore. Ovaj aspekt posla zahtijeva od pojedinca da posjeduje neke međuljudske vještine.
Osim toga, indeksator dokumenata također će biti odgovoran za obavljanje raznih činovničkih dužnosti. Na primjer, možda će morati odgovarati na telefonske pozive, slati faksove ili donositi poštu odgovarajućim osobama. Ako je radno mjesto prometnije nego inače, možda će trebati pomoći tajnici ili drugim odjelima. Posljedično, on mora biti svestran i sposoban improvizirati kada je to potrebno.