Indeksator organizira informacije i stvara indeks koji se može koristiti za lociranje tih informacija. Svaki put kada netko otvori dokumentarnu knjigu i okrene indeks kako bi nešto potražio, ona ili on iskorištavaju napor te osobe. Indekseri mogu indeksirati knjige, članke iz časopisa i druge vrste publikacija. Oni također mogu pružati usluge apstrakcije i baze podataka, ovisno o svojim vještinama i područjima u kojima rade.
Uobičajeno, autori su sami odgovorni za svoje indeksiranje. Međutim, ovo je visoko specijalizirana vještina i većina autora nije dorasla zadatku, radije upućuju posao indekseru. Indekseri obično rade kao slobodnjaci, radeći posao po posao. Neki bi mogli raditi za izdavačke tvrtke, a velike izdavačke kuće imaju osoblje indeksatora. Prednost rada kao dio osoblja je stalno zaposlenje zajedno s pristupom stilskim smjernicama koje mogu biti od pomoći pri razvoju indeksa.
Iako računalni programi mogu pokušati stvoriti indeks za knjigu, obično su potrebne vještine indeksera da bi posao obavio ispravno. Računala su vrlo dobra u usklađenosti, u kojoj računalo identificira gdje se pojavljuju određene riječi ili fraze, a neka su dovoljno inteligentna da odrede koliko je izgled relevantan, ali računala i dalje mogu pogriješiti.
Indekser čita knjigu, primajući dokaze koji uključuju konačne brojeve stranica. On ili ona bilježi ključne fraze i riječi i gdje se pojavljuju kako bi započeo izradu indeksa. Rad kao indekser je težak, jer on ili ona moraju razmišljati o potrebama publike, određujući koje pojmove ljudi mogu tražiti.
Da bi posao obavio učinkovito, indeksator mora razmisliti o tome gdje bi ljudi mogli tražiti pojam; s kuharicom, na primjer, netko tko želi recept za tortu od mrkve može tražiti ili “torta, mrkva” ili “torta od mrkve”, a indeksator treba odlučiti što bi bilo najprikladnije. On ili ona također moraju imati dosljedan stil. Drugim riječima, ako se koristi “torta, mrkva”, onda bi svaki unos kolača u indeksu bio oblikovan na sljedeći način: “torta, čokolada”, “torta, mramor”, “torta, hrana za anđele” i tako dalje.
Gotovo kazalo predaje se nakladniku, te se dodaje gotovoj publikaciji kako bi se moglo tiskati i distribuirati. Dokument se također obično pregledava kako bi se potvrdilo da će odgovarati publikaciji i biti prikladan za publiku. Autor bi ga, na primjer, mogao skenirati kako bi se uvjerio da su ključne teme obuhvaćene indeksom. U knjizi o prehrani, na primjer, moglo bi se očekivati da će se u indeksu moći pronaći pojmovi kao što su “kalorije”, “dijeta”, “nutritivne vrijednosti” i tako dalje.
Indekseri mogu pohađati obuku kroz tečajeve i seminare za certifikaciju indeksiranja. Neki koledži i tehničke škole također nude ovu vrstu obuke. Članstvo u profesionalnoj organizaciji otvoreno je za osobe s dokazanim vještinama, a može biti korisno i za osobe koje žele graditi profesionalne karijere u ovom području.