Izvršni pomoćnik svoju karijeru posvećuje pomaganju korporativnom službeniku, obično pružanjem kombinacije profesionalnih savjeta i administrativne podrške. Iako se odgovornosti vezane uz posao razlikuju ovisno o kulturi koja prevladava u određenoj tvrtki, postoji nekoliko osnovnih zadataka koje svi asistenti obavljaju. Većina njih se odnosi na tajnički rad, raspoređivanje i upravljanje kontaktima. Mnogi rukovoditelji svoje pomoćnike tretiraju kao ljude koji traže ideje, preporuke i povjerljivu pomoć, a pomažu u svemu, od fotokopiranja do press brifinga.
Hijerarhija
Tvrtke s izvršnim pomoćnicima obično dodjeljuju jednog pomoćnika po izvršnom direktoru. Pomoćnik je odgovoran za rukovanje zadacima koje delegira izvršna vlast koja služi kao njegov ili njezin neposredni nadređeni. U mnogim slučajevima, pomoćnici imaju stolove neposredno ispred ureda svojih rukovoditelja, kako bi bili što pristupačniji.
Izvršni pomoćnici obično odgovaraju samo svom imenovanom nadređenom. Oni djeluju kao pouzdanik te osobe i pomoćnik u uredu. Sve što izvršna vlast treba učiniti, pomoćnik radi. Oni mogu pratiti svog izvršnog direktora na poslovnim sastancima, a zaduženi su za upoznavanje detalja o drugim sudionicima. Ovisno o potrebama rukovoditelja, pomoćnici mogu doći i na korporativna putovanja. U tom svojstvu, pomoćnik je obično odgovoran za upravljanje rasporedom izvršne vlasti, dogovaranje sastanaka i osiguravanje da je on ili ona pročitao pravi materijal za brifing i da je spreman napraviti sve potrebne prezentacije ili primjedbe.
Činovničke dužnosti
Nije sve u vezi s poslom tako glamurozno kao putovanja i sastanci visokog profila. Mnogi svakodnevni zadaci izvršnog pomoćnika su činovničke prirode. Pomoćnici su obično odgovorni za rukovanje papirologijom svog nadređenog. To uključuje poštu, korespondenciju između ureda i osnovno arhiviranje. Pomoćnik se također može pozvati da upravlja kalendarom, prati vrijeme sastanaka, službene sastanke i važne kontakte.
Zahtjevi upravljanja
Ovisno o strukturi i veličini tvrtke, izvršni pomoćnik može imati jednog ili više vlastitih pomoćnika koji će vam pomoći s poslom. To su obično tajnici ili činovnički suradnici na početnoj razini. Izvršni pomoćnik obično je odgovoran za upravljanje njihovim zadacima i delegiranje zadataka na njih prema potrebi.
U većini slučajeva, korporativni izvršni direktor ima malo ili nimalo riječi o tajničkoj strukturi koju postavlja njegov ili njezin pomoćnik. Odluke o disciplini, pohvalama i povišicama često su prepuštene diskreciji asistenta, često uz konzultacije s odjelom ljudskih resursa tvrtke.
Trening i iskustvo
Osiguravanje posla izvršnog pomoćnika obično zahtijeva kombinaciju obuke i praktičnog iskustva. Općenito, rukovoditelji očekuju da njihovi pomoćnici budu stručnjaci za politike i procedure tvrtke, kao i da poznaju osnovne uredske funkcije. Nije neuobičajeno da zaposlenik postane izvršni asistent nakon što je radio na drugom radnom mjestu u strukturi tvrtke. Mnogi tajnici niže razine, na primjer, napreduju do statusa izvršnog pomoćnika nakon nekoliko godina dobrog radnog učinka.
Većina tvrtki preferira da asistenti imaju neku vrstu diplome. Tečaj menadžmenta, ljudskih resursa ili čak sociologije može biti od koristi, ali obično je dovoljno imati diplomu iz nečega. Korporativni menadžeri zapošljavanja često gledaju na fakultetsko obrazovanje više kao na obilježje prestiža i cjelokupnog intelekta nego kao na izvor specifičnog znanja vezanog uz posao.
Međutim, to ne znači da je potrebna visoka diploma da biste postali izvršni asistent. U mnogim slučajevima iskustvo je važnije od formalnog obrazovanja. Iako je možda teško zaposliti se na izvršnoj razini odmah nakon srednje škole, netko sa samo srednjoškolskom diplomom i koji je proveo niz godina radeći kao član pomoćnog osoblja u korporativnom okruženju može biti najzanimljiviji kandidat. Tvrtke su često više zainteresirane za to koliko dobro kandidat može obaviti posao nego škole navedene u životopisu.
Prestiž i pogodnosti
Izvršni asistenti se obično smatraju donekle elitnim, barem kada je u pitanju pomoćno osoblje. Oni obično imaju privilegije koje ne dijele drugi administrativni pomoćnici, kako u pogledu sredstava tako i u pogledu plaće. U nekim tvrtkama izvršni pomoćnik s dugim stažem može imati pravo sudjelovati u mirovinskim programima ili drugim pogodnostima koje nisu dostupne zaposlenicima na nižim pozicijama.
Odnos prema osobnim asistentima
U nekim slučajevima, izvršni pomoćnici mogu obavljati i određene osobne dužnosti, kao što je preuzimanje kemijskog čišćenja ili dogovaranje odmora za obiteljskog ljubimca. Međutim, to nisu uobičajene radne obveze. Većinu vremena ove vrste neuredskih poslova zadaće su osobnog asistenta. Može biti lako pomiješati osobne i izvršne asistente, iako je posao koji oni obavljaju tehnički različit. Jedina službena uloga izvršnog pomoćnika je pomoći nadređenom da uspije na poslu. Osobni asistent, s druge strane, obično je odgovoran za pomoć važnoj osobi u organizaciji svog života općenito, osobno i profesionalno.