U gotovo svim kontekstima, računovođa glavne knjige je financijski stručnjak koji radi kako bi bio siguran da su knjige tvrtke uravnotežene i da su svi troškovi i krediti ispravno evidentirani. Specifične dužnosti mogu se značajno razlikovati od organizacije do organizacije. U nekim sredinama, knjigovođa glavne knjige je početnički suradnik zadužen za organiziranje osnovne dokumentacije i provođenje rutinske provjere činjenica prije prosljeđivanja izvješća višim računovođama. Računovođe u glavnim knjigama također mogu imati mnogo višu ulogu, međutim, često vršeći nadzor i provođenje standardnih operativnih procedura.
Izraz “glavna knjiga” općenito se koristi u poslovanju za označavanje osnovnog, svakodnevnog računovodstva tvrtke. Prije pojave tehnologije računalnih baza podataka, knjige su se vodile na papiru, često u posebnim bilježnicama. Na jednoj strani su bili navedeni krediti, a na drugoj strani dugovi. Od odjela se obično tražilo da svoje transakcije bilježe u knjizi glavne knjige na dnevnoj bazi, koju je zatim pregledavao i usklađivao knjigovođa glavne knjige.
Iako su glavne knjige sada rijetke, proces redovitog praćenja troškova je sveprisutan. Većinu vremena to se događa online ili putem specijaliziranih računovodstvenih softverskih programa. Neki od ovih programa automatski će sastaviti unose u uredima i odjelima, a mnogi će vrlo jednostavno generirati izvješća i sažetke o usklađivanju. Međutim, obično još uvijek postoji potreba za ljudskim nadzorom. To najčešće dolazi u osobi računovođe glavne knjige.
U većini tvrtki, knjigovođa glavne knjige odgovoran je za implementaciju i praćenje softvera za financijsko praćenje. On ili ona obično moraju podučavati zaposlenike kako koristiti sustav i moraju provoditi redovite, poštene unose. Računovođa obično provodi nasumične revizije i prati odstupanja iz dana u dan ili iz godine u godinu.
Knjige su važan dio korporativnih financija, ali nikako nisu potpuna slika. Praksa računovodstva glavne knjige obično se mora pomiješati s većim korporativnim poslovima, uključujući spajanja, akvizicije, dobit i prodaju na visokoj razini. Porezno računovodstvo i planiranje također dolazi u obzir.
Većinu vremena opis posla računovođe glavne knjige uključuje opsežnu interakciju s drugim računovođama. On ili ona moraju predstavljati svakodnevne financijske transakcije i sitne novčane troškove i moraju osigurati da su oni pravilno uključeni u proračun i cjelokupni financijski krajolik. U nekim tvrtkama, osobito malim, knjigovođa glavne knjige radi sam na tim troškovima. Poslovi knjigovođe u glavnoj knjizi općenito su više početničke pozicije, jer su podaci s kojima rade relativno jednostavni. U većim multinacionalnim okruženjima, međutim, mogli bi nadzirati mnoge profesionalce koji se temelje na odjelima i mogli bi se smatrati višim zaposlenicima.
Bez obzira na opseg njihovih odgovornosti ili njihov radni staž u organizaciji, računovođe u knjigama gotovo se uvijek drže istog standarda kao i svi drugi računovođe. Specifični zahtjevi za knjigovođu knjige razlikuju se ovisno o kontekstu, ali uvijek uključuju osnovnu računovodstvenu diplomu i obično uključuju relevantne lokalne certifikate i licence. Mnogi knjigovođe u knjigama koriste svoje vještine kako bi napredovali na više pozicije kako vrijeme prolazi.