Planer konvencija je netko tko je specijaliziran za planiranje i organiziranje konvencija, u rasponu od sastanaka liječnika do konvencija iz stripova. Planeri kongresa mogu raditi za popularna kongresna mjesta, nudeći pomoć ljudima koji rezerviraju ta mjesta u svrhu održavanja konvencija. Oni također mogu raditi za privatne tvrtke, a neki organizatori kongresa specijaliziraju se za određene vrste konvencija, postajući glavna osoba za ljude koji žele da se konvencije odvijaju glatko i privlače sudionike.
Organiziranje konvencije zahtijeva mnogo truda. Osim osiguravanja mjesta na kojem će se održati konvencija, organizator konvencije također se brine o osiguranju od odgovornosti, radnoj snazi za konvenciju i svim posebnim objektima i podršci potrebnim sudionicima konvencije. Organizatori kongresa također mogu rezervirati apartmane soba u lokalnim hotelima, koordinirati prijevoz do i od velikih zračnih luka i organizirati smještaj za goste govornike i dobitnike na konvenciji. Usluge planiranja također uključuju dogovaranje obroka, dobivanje dozvola ako su potrebne za konvenciju, organiziranje sigurnosti i brigu o posebnim uslugama kao što je dnevni boravak za sudionike konvencije.
Osim što se bavi fizičkim maticama i vijcima konvencije, planer konvencije također rukuje tiskanim materijalom za konvenciju, od znakova za usmjeravanje ljudi po objektu do kongresnih programa koji se dijele osobama koje prisustvuju konvenciji. Organizator konvencije organizira i objavljuje raspored, bilježi govornike i goste panela, te preuzima rezervacije od osoba koje planiraju prisustvovati konvenciji. Sustavi za rezervacije uključujući sustave za praćenje plaćanja i sustave za generiranje oznaka s imenima. Planer konvencije također sastavlja vrećice za slatkiše i druge materijale za ljude koji prisustvuju konvenciji.
Organiziranje kongresa također obično uključuje marketinške i druge komunikacije, koje uključuju mailere, web-stranice, popise e-pošte i uređenje oglasnih ploča za sudionike koji se žele umrežiti prije konvencije. Planer konvencije također koordinira primanje predmeta koji se otpremaju na konvenciju, kao što su štandovi i štandovi za prodajni prostor, knjige autora koji govore na konvenciji i tako dalje. Organiziranje kongresnog prostora također je kritičan dio posla, pri čemu organizatori kongresa dodjeljuju prostor za prikaz, određuju koji paneli i događaji trebaju ići kamo, te osiguravaju da sudionici dođu do mjesta gdje trebaju ići.
Planeru konvencije obično pomaže osoblje na koje se mogu povjeriti različiti zadaci, a djelatnici su prisutni cijelo vrijeme tijekom konvencije kako bi se pozabavili problemima kad se pojave. Ova vrsta posla zahtijeva izvrsne organizacijske i ljudske vještine te sposobnost žongliranja s mnogo različitih zadataka odjednom. U bilo kojem danu, organizator kongresa može se pozabaviti govornikom koji je zabrinut zbog hotelskog smještaja, lokalnom policijom zabrinutom zbog problema s parkiranjem, prodavačima koji žele promijeniti mjesto na kongresnom podu i nizom drugih problema.