U svijetu upravljanja projektima, projektni kontrolor osigurava financijsko zdravlje projekata. Svaki projekt koji tvrtka pokuša predstavljati financijski rizik. Posao kontrolora projekta je osigurati da tvrtka ne protraći milijune dolara na projekt čija neto vrijednost iznosi samo tisuće. Kontrolor projekta često je poslovna savjest voditelja projekta.
Većina resursa na projektu ima za cilj dovršetak projekta. Samo financijski dio tima ima svoje ciljeve mjerene u dolarima. Ovaj posao se ponekad naziva projektnim financijskim analitičarem. Ovaj naslov znači da kontrolor projekta ima konačnu financijsku odgovornost za projektne aktivnosti.
Projekt je definiran kao privremena zbirka radnih zadataka osmišljenih za postizanje određenog cilja. Projekti često izmaknu kontroli, ali u konačnici bi trebali biti od vrijednosti za tvrtku. Svaki projekt ima popis potrebnih zadataka koji se naziva kritični put. Zatim postoje i drugi zadaci, koji se nazivaju povezani zadaci, koji se mogu, ali i ne moraju dogoditi na tom kritičnom putu.
Primjer kritičnog puta u projektu popravljanja automobila s lošim motorom bili bi svi zadaci povezani s popravkom motora. Povezani zadaci mogu biti nešto poput bojenja automobila u novu boju, što nije apsolutno bitno za završetak projekta. Kontrolor projekta bi sagledao proces iz financijske perspektive, gledajući cijenu automobila i kako ostvariti profit na automobilu. Zatim bi izračunao maržu u projektu, uzimajući u obzir najnovije izdatke voditelja projekta. Ovaj izračun čini neto vrijednost projekta.
Kontrolor projekta trebao bi biti ključni element u procesu upravljanja projektom, samo projekti zelene rasvjete koji imaju profit ili potencijal učinkovitosti. To se obično pretvara u potencijal uštede i dobiti za tvrtku. Preovlađujuća je tendencija često trošiti previše na projekte i usredotočiti se na opipljive ciljeve usmjerene na zadatke, a ne na financijske ciljeve. Zbog toga razvojni timovi, građevinske ekipe i istraživači troše novac koji ne bi trebali. Netko mora pratiti ovaj proces, a za to je odgovoran kontrolor projekta.
Iako zadatak kontrolora projekta možda ne zvuči previše izazovno, on mora uravnotežiti sve strane i razmatranja projekta. On mora odlučiti što je potrebno financirati za uspjeh projekta, a također odrediti koja sredstva se mogu smanjiti kao nepotreban trošak. To je nešto poput kockanja. Bez obzira na to koliko savjesno kontrolor projekta radi svoj posao, nema jamstva da će projekt ikada ostvariti uspjeh predviđen za početak.