Koordinator bespovratnih sredstava sastavni je zaposlenik za niz različitih vrsta neprofitnih ili društvenih organizacija koje se oslanjaju na bespovratna sredstva za barem dio svojih operativnih sredstava. Posao koordinatora za dodjelu bespovratnih sredstava je pregledati sve zahtjeve za dodjelu bespovratnih sredstava od početka do kraja; ovo bi započelo jednostavnim istraživanjem različitih vrsta dostupnih bespovratnih sredstava i kvalifikacija koje kandidati moraju zadovoljiti. Sljedeći korak je rasprava o zahtjevu sa svim ostalim zaposlenicima kojima su potrebne informacije, prikupljanje svih traženih podataka, a zatim i pisanje zahtjeva za bespovratna sredstva i podnošenje iste. Potrebno je biti vrlo organiziran i temeljito razumjeti proces pisanja stipendije kako biste uspjeli na ovoj poziciji.
Neki od najvažnijih aspekata rada koordinatora bespovratnih sredstava su zapravo istraživanje bespovratnih sredstava na prvom mjestu. To može uključivati dugotrajno prolaženje kroz različite baze podataka o bespovratnim sredstvima koje su primjenjive i za koje je organizacija ili neprofitna organizacija kvalificirani podnositelj zahtjeva. Koordinator potpore će tada odabrati potporu ili potpore za koje će napisati prijavu i početi prikupljati potrebne informacije.
Mnogi zahtjevi za bespovratna sredstva zahtijevat će vrlo specifične informacije od podnositelja zahtjeva, kao što su vrsta posla koji obavljaju, određeni projekt za koji će se sredstva koristiti ili količina volonterskih sati koje bilježe svaki tjedan ili mjesec. Također bi se mogle zahtijevati i ljestvice plaća za određene zaposlenike, uz sve druge informacije specifične za stvarnu potporu i prirodu organizacije. Neki zahtjevi za bespovratna sredstva mogu biti prilično dugi, stoga je važno da koordinator za dodjelu bespovratnih sredstava bude vrlo organiziran i pedantan prilikom ispunjavanja zahtjeva kako bi bio siguran da su svi traženi podaci dostavljeni. Često može zahtijevati sastanak s drugim zaposlenicima kako bi se razgovaralo o prijavi i tome što mogu pridonijeti.
Sljedeći korak u radu kao koordinator bespovratnih sredstava je zapravo napisati potporu i predati je do roka. Pisanje potpore zahtijeva određeno znanje o tome kako najučinkovitije izraziti određene stvari, ili znati o kojim temama razgovarati kako bi se povećala vjerojatnost da će potpora biti dodijeljena. Neke veće organizacije imat će jednog koordinatora za dodjelu bespovratnih sredstava koji će nadgledati ovaj proces i nekoliko mlađih autora darovnica koji sudjeluju u tekućim istraživanjima i zadacima pisanja, budući da u tom procesu zasigurno ima dovoljno posla da bi to bio posao s punim radnim vremenom.