Koordinator evidencije je osoba koja organizira i vodi papirnate, elektroničke ili oboje. Ove osobe su obično zaposlene u državnim institucijama, sveučilištima ili medicinskim ustanovama. Za učinkovito obavljanje ovog posla, koordinator evidencije mora biti iznimno organiziran i čuvati povjerljivost. Neke uobičajene radne dužnosti povezane s ovom pozicijom uključuju podnošenje obrazaca, pristup obrascima za pojedince, nadzor podređenih, pribavljanje potrebnih podataka za izvješća i izradu izvješća.
Rutinsko popunjavanje obrazaca jedna je od najosnovnijih odgovornosti koordinatora evidencije. Svaki put kada obrazac treba arhivirati, na njemu je da ga klasificira i postavi na odgovarajuće mjesto. Ova dužnost zahtijeva od koordinatora evidencije da bude organiziran i da ima temeljito znanje o evidenciji koju vodi. Osim toga, morat će dosljedno organizirati evidenciju kako bi osigurao da su svi obrasci na ispravnom mjestu. U nekim slučajevima, možda će također morati povremeno uništiti određene zapise, kao što su pravni dokumenti, nakon određenog vremenskog razdoblja.
Pristup evidenciji za pojedince također je veliki dio ovog posla. Na primjer, ako radi na sveučilištu, možda će morati locirati studentsku evidenciju kako bi prikupio informacije. Ako radi u vladinoj instituciji, možda će morati pristupiti pravnim dokumentima. Ovaj aspekt posla zahtijeva potpunu povjerljivost, stoga je od vitalnog značaja da koordinator evidencije ne dijeli informacije s neovlaštenim osobama.
Nadgledanje podređenih je također uobičajeno. U manjim odjelima može nadzirati samo nekoliko zaposlenika. U većim, on može imati prilično veliko osoblje koje pomaže u vođenju točne i organizirane evidencije. Ovaj element posla zahtijeva osobu s dobrim vodstvenim vještinama i sposobnošću nadgledanja odjela.
Drugi dio rada koordinatora evidencije uključuje dobivanje potrebnih podataka za izvješća. Na primjer, ako radi za državnu instituciju, možda će trebati pronaći informacije za izradu proračunskog izvješća. Ova praksa uključuje lociranje relevantnih dokumenata i izdvajanje potrebnih podataka. Ponekad prikupljanje podataka može biti zamorno i dugotrajno ako se radi o velikom broju dokumenata.
Osim toga, koordinator evidencije također mora izraditi izvješća nakon što se pronađu potrebni podaci. U većini slučajeva to zahtijeva od njega da unese podatke u računalo. Nakon toga će ispisati grafikone ili grafikone koji objašnjavaju trendove podataka. Nakon što dobije grafikone ili grafikone, obično će podijeliti informacije s relevantnim pojedincima licem u lice ili putem internetske korespondencije.