Koordinator naslova odgovoran je za arhiviranje i evidentiranje vlasničkih dokumenata. Koordinatori su obično zaposleni u tvrtkama za iznajmljivanje vozila, tvrtkama za upravljanje nekretninama i putničkim operaterima. Ove osobe štite vlasnički udio tvrtke u dijelu imovine osiguravajući da dokumenti koji se odnose na zajmove, ugovore o najmu i založna prava budu uredni.
U mnogim zemljama, kada se nekretnina promijeni u ruke, prodavatelj mora potpisati vlasništvo nad nekretninama ili ispravu novom vlasniku te dokument ovjeriti kod javnog bilježnika i zabilježiti na lokalnom sudu. Isto tako, vlasnici vozila u mnogim područjima dužni su podnijeti vlasničke dokumente kad god se kupe ili prodaju automobil, čamac ili druga vrsta vozila. Kada netko osigura dug na nekretnini, zajmodavac će možda morati podnijeti obavijest o zalogu na lokalnom sudu kako bi založno pravo stupilo na snagu. Koordinator naslova zaposlen u tvrtki za iznajmljivanje ili tvrtki za upravljanje nekretninama mora osigurati da su založna prava propisno evidentirana za svako od vozila ili nekretnina koje tvrtka posjeduje. Ako se otkriju pogreške, koordinator naslova možda će morati kontaktirati prethodnog vlasnika kako bi dobio naslov ili dogovorio da ovlašteni potpisnik ispuni potrebnu dokumentaciju.
Kada tvrtka za iznajmljivanje ili putnička tvrtka iznajmljuje vozilo pojedincu, koordinator za vlasništvo možda će morati iznajmljivaču dostaviti kopiju vlasničkih dokumenata jer u mnogim zemljama vozači moraju držati vlasničke dokumente u automobilima. Koordinator će možda morati uz naslov priložiti kopiju potpisanog ugovora o najmu kako bi, ako policajac zaustavi vozilo, odnos između vozača i vlasnika vozila bio propisno dokumentiran. Osiguravajuća društva ponekad zahtijevaju pojedinosti o vlasničkom dokumentu prije nego što pristanu na osiguranje najma u kojem slučaju će koordinator možda morati dostaviti kopiju dokumenta agentu za osiguranje. Isto tako, tvrtke za popravak automobila obično moraju provjeriti vlasništvo prije početka radova na vozilima.
Tvrtke za ulaganje u nekretnine rutinski kupuju i prodaju nekretnine, a koordinator za vlasništvo odgovoran je za upravljanje procesom pribavljanja ili izdavanja vlasničkih dokumenata. U nekim zemljama, vladine agencije naplaćuju porez na imovinu, a subjekti i pojedinci često moraju plaćati višu stopu poreza na nekretnine koje se iznajmljuju trećim stranama. Između razdoblja najma, tvrtka za upravljanje imovinom može koristiti nekretninu za unutarnje potrebe u kojem slučaju tvrtka ponekad može zaraditi poreznu olakšicu ako koordinator podnese ispravljeni naslov na lokalnom sudu. Ako se tvrtka tada odluči iznajmiti nekretninu, naslov se mora ažurirati kako bi se pokazalo da se nekretnina koristi kao nekretnina za iznajmljivanje.