Koordinator sajma odgovoran je za upravljanje svakim aspektom profesionalnog sajma koji se obično nalazi u kongresnom centru ili hotelu. Ovaj posao zahtijeva puno planiranja i rješavanja problema. Koordinator mora osigurati da je mjesto događaja pripremljeno, hrana i piće se pravilno postupa, da su zadovoljene potrebe sudionika i dobavljača, da je audio/vizualna oprema postavljena, marketing i promocija obrađeni, a sve je u okviru proračuna. Ova će osoba često nadzirati nekoliko zaposlenika koji izvršavaju te zadatke.
Sajam je stručno okupljanje stručnjaka određene djelatnosti; to je prilika za umrežavanje i uvid u najnovija dostignuća na tom području. U mnogim slučajevima, koordinator sajma radi za kongresni centar ili hotel s velikim prostorom za sastanke koji može primiti posjetitelje. Početni posao koordinatora je surađivati s organizatorima sajma kako bi razumjeli specifične potrebe i proračun događaja. Na primjer, računalni sajam ima drugačije tehnološke zahtjeve od sajma organske hrane, ali svaki mora imati zadovoljene specifične potrebe.
Dužnosti koordinatora sajmova razlikuju se od izložbe do izložbe, ali postoji osnovni skup odgovornosti za gotovo sve događaje. Osigurati da je prostor pripremljen ključno je za uspjeh emisije. Koordinator se mora pobrinuti da ima dovoljno prostora za sve štandove, da te kabine imaju odgovarajuću struju i da audio/vizualna oprema za prezentacije radi. Hrana i piće također moraju biti ugovoreni i zakazani da budu na odgovarajućem mjestu u pravo vrijeme.
Marketing i promociju često se bave organizatori sajmova, iako dio tog posla obavljaju sponzori sajma. Koordinator radi s tiskarima, grafičkim dizajnerima, marketinškim odjelima i stručnjacima za odnose s javnošću kako bi doznao o događaju. Organizatori sajmova često će imati specifične zahtjeve i standarde za marketing koji moraju biti ispunjeni.
Ovaj posao je općenito previše da bi se njime bavila jedna osoba. Koordinator sajmova može se osobno pobrinuti za bilo koji od ovih poslova ako situacija to zahtijeva, ali većina nadzire osoblje. Koordinatorova je odgovornost angažirati educirane profesionalce za obavljanje ovog raznolikog posla i izraditi rasporede kako bi se osiguralo da je emisija pravilno popunjena. Uspješno žongliranje s ovim raznolikim odgovornostima najveći je posao koordinatora, ali ako tako dobro učinite, stvorit će zabavnu, informativnu emisiju za sve sudionike.