Koordinator sastanka općenito olakšava sastanke i održava korporativni raspored. Postoji mnogo potencijalnih dijelova u poslu koordinatora sastanka ili konferencije, ali većina njih se odnosi na olakšavanje sastanaka između članova tvrtke ili drugih strana. Općenito, koordinator sastanka je planer visoke razine koji je specijaliziran za logistiku svih vrsta sastanaka, od redovito zakazanih internih sastanaka do velikih konferencija.
Jedno opće područje odgovornosti koordinatora sastanka može uključivati računovodstvene zadatke sastanka ili konferencije. Ovi profesionalci mogu procijeniti troškove sastanka, konferencije ili događaja, osiguravajući troškove stavke za uvrštenje u ukupan proračun tvrtke. Procjena troškova i kupnja dio je onoga što bi koordinatori sastanka mogli učiniti kako bi olakšali događaje.
Drugi aspekt koordinacije sastanaka je zadržavanje uloga nazočnosti. Koordinatori sastanaka mogu rezervirati prostor na sastancima ili prihvatiti otkaze, održavajući ažuran popis tko će prisustvovati određenom korporativnom događaju. Ti stručnjaci također mogu rješavati niz sukoba oko rezervacija ili problema s rasporedom.
Mnogi koordinatori sastanaka ili konferencija blisko surađuju s korporativnim rukovoditeljima. Oni mogu raditi na događajima koji se događaju unutar odjela, događajima koji se događaju između odjela ili događajima u kojima se korporativni rukovoditelji povezuju s vanjskim stranama. U svim ovim slučajevima, koordinatori sastanaka radit će u administrativnim ulogama kako bi osigurali da sastanci i drugi događaji prođu bez problema.
Uz planiranje stvarnih sastanaka, konferencija i događaja, koordinatori sastanaka mogu zakazati sastanke prije ili nakon događaja kako bi dobili više informacija o tome što je potrebno. To može uključivati prikupljanje iskusnih djelatnika koji mogu dati povratne informacije o događaju prije nego što se on dogodi, kao i održavanje sastanaka nakon događaja kako bi ukratko izvijestili čelnike odjela ili rukovoditelje o tome što se dogodilo na sastanku ili događaju.
Koordinatori sastanaka ili konferencije također bi mogli surađivati s osobljem za održavanje objekata kako bi bili sigurni da su mjesta na kojima se događaji održavaju u prezentativnom stanju. Pitanja zdravlja i sigurnosti također se mogu ocijeniti prije događaja. Koordinator sastanka također može razmotriti različite vrste osiguranja koje mogu biti potrebne za veliki korporativni događaj ili čak za interni sastanak. Sve je to samo dio onoga što bi planeri sastanaka na visokoj razini trebali slijediti pod općim naslovom logistike i planiranja.