Mnoga poduzeća traže od drugih tvrtki da ponude proizvode ili usluge koje su bitne za vođenje poslovanja. Na primjer, odvjetnički ured može zahtijevati usluge fotokopirne tvrtke kada ima veliku količinu kopiranja. Koordinator ugovora pomaže pronaći pravu tvrtku za pružanje proizvoda ili usluge. Ona također može pregovarati o ugovoru između dvije ili više tvrtki. Osim toga, koordinator ugovora može osigurati da se poštuju uvjeti ugovora i da niti jedna strana nije prekršila ugovor.
Jedna od prvih dužnosti koordinatora ugovora može biti pronaći tvrtku koja može pružiti potrebnu robu ili usluge. Na primjer, koordinator odvjetničkog ureda koji traži tvrtku za fotokopiranje može razgovarati s nekoliko predstavnika iz različitih kopirnih tvrtki kako bi vidio mogu li podnijeti velike količine kopija i brzo vrijeme obrade. U ovom trenutku, koordinator ugovora također može početi raspravljati o cijenama.
Nakon što je tvrtka odabrana, koordinator ugovora može pregovarati o ugovoru; ona također može odrediti uvjete ugovora, iznijeti sva očekivanja i postaviti uvjete koji bi doveli do raskida ugovora. U mnogim slučajevima ugovor će pregledati odvjetnik ili osoba višeg rukovodstva prije nego što bude finaliziran.
Nakon što obje strane potpišu ugovor, koordinator ugovora obično je odgovoran za održavanje ugovora. Ona može provjeriti jesu li usluge ili proizvod očekivane kvalitete. Ona također može vidjeti da se zadrže uvjeti ugovora. Ako ne, može odlučiti raskinuti ugovor, posebno ako postoje uvjeti unutar ugovora koji joj to dopuštaju. Na primjer, ako je odvjetničko društvo dosljedno zabrinuto za kvalitetu kopija koje je ugovorena tvrtka za kopiranje izradila ili ako se rokovi često propuštaju, koordinator ugovora može imati razloga za raskid ugovora.
Mnogo puta koordinator ugovora radi s menadžerima u širokom rasponu tvrtki. Ona može raditi s menadžerima u svojoj tvrtki na potpisivanju ugovora koje je sklopila, kao i s menadžerima drugih tvrtki prilikom pregovaranja o uvjetima ugovora. Sve u svemu, ona mora imati dobre komunikacijske vještine i biti sposobna analizirati širok raspon poslovnih ugovora.