Medicinski planer stvara raspored za medicinsku ordinaciju ili kliniku, balansirajući potrebe pacijenata s pružateljima skrbi kako bi se pacijenti uklopili i prilagodili raspored prema potrebi kako bi se prilagodili hitnim slučajevima i drugim događajima. Medicinski planeri rade u uredu za osobnu interakciju s pacijentima, a također upravljaju telefonskom i e-mail komunikacijom za ured. Ovaj posao nema posebne zahtjeve, ali obično se preferiraju dobre vještine ljudi i informatička pismenost.
Kada pacijent kontaktira liječničku ordinaciju radi zakazivanja, medicinski planer prikuplja neke osnovne informacije kako bi odredio hitnost problema i napravio procjenu duljine vremena potrebnog za termin. Planer također bilježi sve postupke i opremu koja može biti potrebna, kao što je rendgenski aparat ili vađenje krvi. Uz ove informacije, planer može ponuditi pacijentu odgovarajuća vremena za pregled i dogovoriti termin.
Medicinski planeri mogu slati pozive s podsjetnicima, e-poruke ili kartice kako bi bili sigurni da pacijenti znaju kada treba doći. Oni se bave otkazivanjem, prema potrebi pomjerajući raspored. Ako pacijent otkaže s kratkom najavom, liječnički planer također može zabilježiti da pacijentu treba naplatiti termin, ako je to dio politike ordinacije. U slučaju da rasporedi za događaje počnu kasniti zbog dugih termina ili tehničkih problema, posao je medicinskog planera da ih vrati na pravi put, premješta termine i poduzima druge korake ako je potrebno.
U nekim ordinacijama medicinski planer također povlači papirologiju i obrasce kako bi se pripremio za sastanke, a također može izložiti zalihe. U drugima je to odgovornost medicinskih sestara i drugih tehničara koji pripremaju kliniku za taj dan. Planer je također odgovoran za osiguravanje dostupnosti odgovarajućeg osoblja i koordinira članove osoblja kako bi ih upoznao s dnevnim rasporedom. Ako pacijentu treba vađenje krvi, na primjer, medicinski planer osigurava da tehničari to imaju u svom rasporedu kako bi bili spremni kada pacijent stigne.
Za rad kao medicinski planer nije potrebna posebna obuka, iako kratki tečaj medicinske terminologije i poslovne prakse može biti od pomoći. Prethodno iskustvo na prijemu i javnoj službi često je od pomoći podnositeljima zahtjeva, a vještine poput dvojezičnih sposobnosti mogu biti korisne u prijavi. Medicinski planer rukuje povjerljivim informacijama i možda će morati proći provjeru prošlosti ili pristati na potpisivanje papirologije koja pokazuje prihvaćanje i razumijevanje uredskih pravila privatnosti.