Predcertifikacija uključuje administrativni proces u kojem pružatelj zdravstvene skrbi dostavlja plan liječenja, obično osiguravajućem društvu u ime pacijenta, prije početka liječenja kako bi se osiguralo da će osiguravajuće društvo pokriti plan kako je dostavljen. Ovim administrativnim procesom često se bave iskusne medicinske sestre — obično registrirane medicinske sestre, ali ponekad se za to radno mjesto angažiraju i licencirane praktične sestre. Predcertificirana medicinska sestra obavljat će niz različitih zadataka kako bi dovršila ovaj proces. Takvi zadaci uključuju obradu prijema i otpusta pacijenata, registraciju pacijenata, provjeru osiguranja, osiguravanje da je sva dokumentacija dostupna i uredna, podnošenje planova liječenja osiguravajućim društvima i rukovanje žalbenim postupkom kada je skrb odbijena. Odgovornost također uključuje priopćavanje promjena u programima osiguranja i ugovorima kada je to potrebno.
Osiguravajuća društva često će zahtijevati da određeni tretmani i lijekovi budu prethodno certificirani prije davanja ili izdavanja pacijentu. Liječnici su odgovorni za to koji postupci i lijekove zahtijevaju precertifikaciju i za dobivanje odobrenja prije provođenja liječenja. Medicinske sestre koje rade u precertifikaciji stoga će većinu svog vremena provoditi baveći se papirologijom, istražujući informacije online i u tisku, rukovanjem unosom podataka potrebnih informacija i komunikacijom sa zdravstvenim djelatnicima, osiguravajućim društvima i pacijentima. Precertificirana medicinska sestra također može provesti usklađivanje na kraju mjeseca između računa njegovog ili njezinog pacijenta i osiguravajućih društava.
Predcertificirana medicinska sestra će prikupiti sve potrebne medicinske podatke od pacijenata koji posjećuju medicinske stručnjake i odgovarajuće informacije od pacijenta u vezi osiguranja. Zatim će on ili ona dodijeliti šifre zahvata svim preporučenim planovima liječenja. Koristeći šifre trenutne proceduralne tehnologije (CPT) i knjige 9 Međunarodne klasifikacije bolesti (ICD-9), medicinska sestra za predcertificiranje dokumentirat će sve dijagnostičke postupke i osigurati točnost prije podnošenja osiguravajućim društvima. Nakon toga, on ili ona će odrediti koje su predcertifikacije potrebne, ispuniti i obraditi potrebnu dokumentaciju za pretcertificiranje i dostaviti je osiguravajućem društvu na odobrenje. Nakon odobrenja, on ili ona će obavijestiti medicinske stručnjake i pacijenta.
U slučaju da se planovi liječenja odbiju, medicinska sestra za predcertificiranje obično će pokrenuti žalbeni postupak i upravljati tim procesom do kraja. Koordinacija s osobljem za medicinsku dokumentaciju često je središnja za posao kako bi se osiguralo da zdravstveni kartoni pacijenata budu ažurni i da odražavaju ishod procesa prethodne certifikacije. Osim toga, uloga može također zahtijevati primjenu plaćanja koje izdaju osiguravajuća društva na ispravne račune pacijenata. Ostala očekivanja uključuju određivanje prioriteta u broju slučajeva, prepoznavanje hitnih slučajeva i brzu i učinkovitu obradu slučajeva, uz pridržavanje odgovarajućih protokola pružatelja zdravstvenih usluga.