Dostupna su mnoga činovnička mjesta u području medicine. Za organizaciju i vođenje odjela medicinske dokumentacije zadužen je nadzornik medicinske dokumentacije. On ili ona koordinira sve aktivnosti osoblja odjela, uključujući arhiviranje, naplatu, kodiranje, korisničku podršku i mnoge druge projekte.
Nadzornik medicinske dokumentacije može zakazati radne smjene osoblja, zaposliti osoblje i obučiti osoblje. Intervjuiranje potencijalnog osoblja sastavnica je posla. Dodjeljivanje ili premještanje zadataka i planiranje svakodnevnih funkcija ureda tipični su zadaci koje će supervizor vjerojatno raditi. On ili ona obično redovito radi s medicinskim šifrantima, izdavateljima računa i drugim stručnjacima u medicinskoj sferi.
Nadgledanje svih zadataka zaposlenika temeljni je dio posla nadzornika medicinske dokumentacije. On ili ona moraju nastojati održati kontrolu kvalitete, kao i moral zaposlenika na radnom mjestu. Iako obično imaju diplomu o zdravstvenim informacijama ili više kvalifikacije, nadzornici često osmišljavaju vlastite strategije kako bi uspješno izvršili te zadatke.
Kao i većina drugih medicinskih poslova, i ovaj uključuje stalan tok papirologije. Svakodnevno se bilježi dokumentacija o dnevnim aktivnostima, pritužbama, izostancima radnika i drugim problemima. Redovito se provode evaluacije rada radnika. Nadzornici obično provjeravaju analize grafikona i druge dokumente na pogreške, kao i na pravovremenost. Također dokumentiraju razne nepravilnosti, kao što su nepotpune medicinske karte.
Kada se odjel medicinske dokumentacije suoči s pritužbom korisnika, nadzornik medicinske dokumentacije obično je zadužen za pružanje rješenja. Takve pritužbe mogu proizaći iz kršenja Zakona o prenosivosti i odgovornosti zdravstvenog osiguranja ili HIPPA-e. Kršenje HIPAA-e može dovesti do ozbiljnih pravnih postupaka, stoga bi supervizor trebao učiniti sve što je u njegovoj moći da spriječi da se takva pojava dogodi.
Osim ispunjavanja obrazaca, nadzornici medicinske dokumentacije često pomažu u izradi ili reviziji. Ti razvoji ili revizije mogu uključivati općenite izmjene, dodavanje novih smjernica ili zakona ili generiranje potpuno novih dokumenata za nove postupke ili liječnike. Oni su također često odgovorni za osiguravanje da se u objektu poštuju važeći savezni, državni i agencijski zakoni, kao i propisi koje donose treće strane obveznici.
Tijekom sudskog postupka, nadzornici medicinske dokumentacije ponekad su odgovorni za pružanje dokaza. Od njih se može tražiti da podnesu iskaze ili svjedoče o valjanosti bilo koje medicinske dokumentacije o kojoj je riječ. Unutar laboratorija, nadzornik medicinske dokumentacije može nadzirati dijagnostičke zadatke, snimanje i provedene transkripte.