Opće radne obveze tajnika mogu varirati, a posebna vrsta tajnika koji radi isključivo za jednu osobu poznata je kao osobni tajnik. Ovaj će zaposlenik igrati ulogu podrške koja teži profesionalnim potrebama pojedinca, obično izvršnog ili drugog važnog organizacijskog vođe, a ne grupe ljudi unutar ureda. Specifične radne dužnosti osobnog tajnika mogu uključivati održavanje rasporeda, kontaktiranje dobavljača, rezerviranje putovanja, organiziranje sastanaka, održavanje kontakta s novinarima i još mnogo toga.
Uloga osobnog tajnika može se mijenjati iz dana u dan kako se potrebe poslodavca mijenjaju. Velik dio tajnikovog posla može se odvijati u uredu, a on ili ona mogu biti odgovorni za podnošenje papira, praćenje faktura i druge dokumentacije o plaćanju, odgovaranje na telefonske pozive i e-mailove, sastanke s klijentima ili drugim posjetiteljima ureda i u nekim slučajevima čak i nadgledanje osoblja pomoćnika. Izvan ureda, osobni tajnik može putovati s poslodavcem, rezervirati hotelske rezervacije i letove te se brinuti za druge profesionalne potrebe poslodavca dok je izvan ureda.
U većini slučajeva, osobni tajnik će dugi niz godina raditi u određenoj industriji ili uredu kao tajnik na početnoj ili srednjoj razini prije nego što je napredovao. Mnogi tajnici stječu diplome nakon srednje škole kako bi se bolje kvalificirali za više odgovorna mjesta. Također može biti potrebno steći neke kvalifikacije koje su specifične za industriju; ovo je osobito važno ako će osobna tajnica voditi papirologiju koja se izravno odnosi na industriju. U medicinskom okruženju, na primjer, tajnica će možda morati pohađati tečaj medicinske terminologije kako bi razumjela različite izraze koji se koriste za klasificiranje određene papirologije. Pravni tajnici će morati razumjeti različite vrste pravne terminologije kako bi upravljali papirologijom ili drugom korespondencijom koja se odnosi na posao.
Važno je da osobni tajnik bude iznimno prilagodljiv, jer se njegove ili njezine odgovornosti mogu mijenjati iz trenutka u trenutak. Posao može biti prilično stresan u nekim okruženjima, a neki će poslodavci biti daleko zahtjevniji od drugih. Sposobnost učinkovite komunikacije je bitna, budući da će tajnica provoditi veliki dio svog vremena u koordinaciji s drugima, u interakciji s javnošću i upravljanju korespondencijom u ime svog poslodavca ili poslodavaca. U nekim slučajevima, tajnica može pohađati više od jednog poslodavca, što znači da će morati izbalansirati višestruko opterećenje.