Planer sastanaka obrađuje sve detalje prije i tijekom poslovnih sastanaka ili konvencija. Planeri sastanaka odlučuju o mjestima za sastanke i vrše sve rezervacije. Oni rezerviraju ne samo prostor za sastanke, već i organiziraju govornike i ugostitelje. Planeri moraju osigurati da je sva potrebna audiovizualna i računalna oprema na mjestu sastanka na vrijeme i da ispravno radi. Planer sastanka dolazi na sastanak kako bi pozdravio sudionike i riješio sve probleme, kao i za distribuciju i prikupljanje kartica s komentarima sudionika.
Praćenje rezultata sastanka važan je dio planiranja sastanka i mnogi planeri sudionicima dijele kartice s komentarima. Dobri planeri uvijek pokušavaju poboljšati svoje vještine. Komentari sudionika sastanka mogu pomoći planeru da pronađe probleme koje nije primijetio, tako da se nadamo da se iste pogreške ne ponavljaju na budućim sastancima.
Planer mora imati na umu svrhu sastanka dok on ili ona priprema sve dogovore za događaj. Na primjer, ako se korporativni sastanak održava s glavnom svrhom predstavljanja novog proizvoda tvrtke višim menadžerima, planer bi pokušao pronaći govornike koji su najviše upoznati s predmetom. Ovisno o proizvodu, on ili ona također mogu dogovoriti da pomoćnik podijeli proizvode u odgovarajuće vrijeme tijekom sastanka. Na događaju, planer sastanka može predstaviti govornike na platformi ili pozornici.
Planeri sastanaka moraju sve dogovoriti za događaje u okviru proračuna koji im je dodijeljen. Kako biste izbjegli otkazivanje ili druge naknade, planer sastanka mora biti vješt u dopuštanju odgovarajuće količine vremena za rezervaciju prostora i usluga. On ili ona također moraju razumjeti ugovore i kako odabrati najbolju ponudu od prijedloga koje je dostavilo nekoliko različitih tvrtki. Planeri sastanaka obično moraju imati barem diplomu.
Planer sastanka pažljivo vodi registraciju sudionika. Planeri sastanaka moraju biti sigurni da informiraju sudionike o rasporedu sastanaka, kao i organiziraju smještaj i prijevoz za zaposlenike koji prisustvuju sastancima izvan grada. Planeri također moraju osigurati da su informativni sadržaji kao što su brošure sajmova pravilno tiskani i dostavljeni na vrijeme.
Putovanja su veliki dio karijera mnogih organizatora sastanaka. Većina planera će odsjesti u lijepim hotelima, budući da se korporativni seminari obično održavaju u atraktivnom okruženju. Međutim, planeri moraju biti sigurni da prate detalje postavljanja, kao i planirane događaje tijekom sastanka, a obično je potrebno započeti posao rano ujutro. Planer sastanka mora uvijek zapamtiti čak i najsitnije stvari, kao što je osiguranje da su oznake s imenima stigle na vrijeme i da su točne.