Pomoćnik u nabavi obavlja osnovne dužnosti u industrijama koje zahtijevaju stalnu opskrbu artiklima, kao što su proizvodne tvrtke. Ova administrativna pozicija osigurava da radnici imaju dovoljno materijala za učinkovitu produktivnost, a istovremeno smanjuju troškove radi veće ukupne dobiti tvrtke. Pomoćnici u nabavi moraju biti udobni s pisanom i izgovorenom riječju, kao i vični matematičkim proračunima.
Glavna dužnost pomoćnika u nabavi je planiranje nabave materijala i procjena vremena dolaska. Tvrtke ne mogu ostati bez osnovnih stvari za stvaranje vrlo željenog proizvoda, kao što su interne komponente mobilnog telefona. Pomoćnik provjerava trenutne zalihe i prati njihovu iscrpljenost, kako na papiru, tako iu elektroničkim datotekama, te u fizičkom skladištu. Niske razine zaliha zahtijevaju kupnju od određenog dobavljača za pravovremenu isporuku, čime se sprječavaju praznine u zalihama.
Točnost u naručivanju ključna je za uspješnog pomoćnika u nabavi. Količina svake stavke mora biti potvrđena prije nego što se narudžba preda prodavaču. Lažna tipkarska pogreška ili pogreška može slučajno promijeniti narudžbu s 44 na 444 artikla, uzrokujući ogroman trošak za tvrtku i pretjeranu razinu zaliha.
Nakon što je pošiljka primljena, pomoćnik u nabavi mora provjeriti da li otpremljeni artikli odgovaraju količini i vrsti narudžbenice. Sve varijacije narudžbenice moraju se riješiti kontaktiranjem dobavljača. Pomoćnik mora imati oštre komunikacijske vještine kako bi riješio sve nesporazume oko pošiljke. Komunikacija s dobavljačima može biti u obliku telefonskih poziva, e-pošte ili faksova.
Još jedna ključna dužnost pomoćnika u nabavi je pronalaženje novih dobavljača s kvalitetnim proizvodima i niskim troškovima. Troškovi materijala imaju tendenciju porasta s inflacijom, zbog čega cjelokupni proizvedeni proizvod ima višu cijenu. Pomoćnici u nabavi mogu pronaći alternativne dobavljače materijala, putem umrežavanja u industriji, kako bi osigurali zalihe jeftinije. Pomoćnik može čak imati konferencijske pozive sa svojim nadređenima i mogućim novim dobavljačem kako bi sklopio poslovni ugovor.
Ovisno o djelatnosti, pomoćnik za nabavu možda će morati biti upoznat s državnim carinskim zakonima za uvoz materijala. Mnoge tvrtke koriste materijale iz drugih zemalja, smanjujući troškove bitnih dijelova. Uvoz dijelova oduzima više vremena nego premještanje materijala u zemlji, tako da bi pomoćnik trebao uzeti u obzir dodatno vrijeme isporuke kako bi spriječio prekid proizvodnje.
Ovaj pomoćnik također općenito odobrava plaćanje primljene robe. Svi sporovi oko pošiljke neće biti plaćeni dok pomoćnik u nabavi ne riješi i ne odobri prodajni račun. Pomoćnik će možda trebati više puta fizički brojati zalihe kako bi riješio količinske nedosljednosti, što zahtijeva agilno kretanje kroz spremnike zaliha ili skladišta.