Često je teško u potpunosti ocrtati dužnosti predstavnika službe za goste. Od tih ljudi se često traži da učine što je potrebno za gosta ili potencijalnog gosta kada je to potrebno. Ponekad to uključuje djelovanje u svojstvu drugih članova osoblja. Dužnosti u koje će se vjerojatno uključiti uključuju odgovaranje na upite, rješavanje pritužbi i pomoć klijentima u procesima prijave.
Osoba koja traži ovu vrstu posla može se zaposliti kod velikog broja poslodavaca. To uključuje odmarališta, zračne prijevoznike i kockarnice. Iako su te pozicije možda široko dostupne, odgovornosti mogu biti vrlo nedosljedne čak i unutar iste djelatnosti.
Na dužnosti predstavnika službe za goste općenito utječe nekoliko čimbenika. Za početak, industrija u kojoj je takva osoba zaposlena će odrediti čime se bavi. Druge vrste osoblja koje zapošljava tvrtka mogu utjecati na to hoće li određene odgovornosti pasti na tu osobu ili ne.
Unatoč svim ostalim čimbenicima, jedna od primarnih odgovornosti predstavnika usluge gosta općenito je dati pozitivne percepcije o poslu za koji je zaposlena i pomoći u održavanju te percepcije. Gosti objekta i potencijalni gosti često se upoznaju s osobom na ovoj poziciji prije nego što dođu u kontakt s bilo kim drugim povezanim s objektom. U nekim slučajevima, samo preko predstavnika usluge za goste ljudi se upoznaju s objektom. Prije ovog kontakta, osoba može imati malo ili nimalo pojma o poslu, onome što nudi ili prednostima da postane klijent.
Budući da se od osobe na ovoj poziciji često traži da učini ono što je potrebno kako bi zadovoljila klijenta, ona se može naći u svojstvu drugih čak i kada su mjesta popunjena. Na primjer, iako tvrtka može imati prodavača ili odjel prodaje, uobičajeno je da predstavnik usluge za goste igra određenu ulogu u prodaji tvrtke. To bi moglo biti uvjeravanjem klijenata da ne otkazuju rezervacije ili poticanjem pojedinaca koji postavljaju upite da koriste uslugu. Predstavnici često imaju ovlasti ponuditi poticaje i sklapati poslove koji će potaknuti ljude da postanu klijenti ili dugoročni pokrovitelji.
Predstavnik usluge za goste općenito mora imati izvrsne komunikacijske vještine. Ovaj posao obično uključuje značajnu količinu interakcije s ljudima. Neki se mogu naći stacionirani na službama za pomoć ili na neki drugi način u interakciji s pokroviteljima tvrtke. Neki, međutim, nemaju interaktivne uloge licem u lice s klijentima ili potencijalnim klijentima. Umjesto toga, oni mogu komunicirati strogo putem telefona ili e-pošte.
Druge uobičajene dužnosti za ovu vrstu predstavnika uključuju pomoć ljudima u procesima prijave i osiguranje da usluga koju primaju ispunjava njihova očekivanja. Te osobe mogu biti odgovorne za promjenu rezervacija ili osiguravanje da su posebni događaji pravilno organizirani. U nekim slučajevima, predstavnik službe za goste je taj koji održava klijentske datoteke koje se koriste kako bi se osiguralo da klijenti dobiju izvrsnu uslugu svaki put kada su pokroviteljstvom tvrtke.