Predstavnik za naplatu održava baze podataka kupaca, izdaje račune i upravlja komunikacijom u vezi s pitanjima naplate. Mnoga komunalna poduzeća, zdravstveni uredi i slični davatelji usluga koriste predstavnike za naplatu za upravljanje svojim sustavima naplate i plaćanja. Obično nema posebnih obrazovnih zahtjeva za ovaj posao osim diplome srednje škole, iako neki uredi očekuju relevantno iskustvo u administrativnoj podršci i posebno naplati. Mogućnosti za posao mogu varirati, ovisno o iskustvu, obuci i regiji.
Kada stignu novi kupci ili klijenti, predstavnik za naplatu ih upisuje, prikuplja osnovne podatke, bilježi ih i bilježi sve posebne probleme. To može uključivati ispunjavanje uvjeta za usluge putem osiguranja ili drugih programa plaćanja. Predstavnici za naplatu mogu pružati savjete, upozoravajući ljude na njihove obveze kada prihvate proizvode i usluge i nudeći savjete o smanjenju troškova. Na primjer, ako klijent u medicinskoj ordinaciji ima osiguranje, predstavnik za naplatu može savjetovati da dobije unaprijed odobrenje za određene postupke ili tretmane.
Kako tvrtka pruža usluge, predstavnik za naplatu generira račune i šalje ih odgovarajućoj strani. To može biti osiguravajuće društvo, državna agencija koja pruža usluge, poslodavac ili drugi subjekt. Za svaki ostatak na računu odgovoran je klijent. Predstavnici za naplatu mogu raditi na planovima plaćanja i drugim mjerama za rukovanje velikim i neočekivanim računima. Oni održavaju račune klijenata u dobroj reputaciji i održavaju komunikaciju s klijentima koji imaju nepodmirena stanja kako bi povećali šanse za naplatu salda u cijelosti.
Ovaj posao može uključivati provjeru osiguranja, provjere kako bi bili sigurni da su klijenti osigurani i kako bi se utvrdila priroda njihovog pokrića. Predstavnici za naplatu možda će morati biti upoznati s praksama kodiranja koje se koriste za identifikaciju usluga i postupaka uz korištenje standardiziranog sustava. U nekim slučajevima ista tvrtka može koristiti više sustava, ovisno o tome kamo idu računi. Osiguravajuća društva mogu imati vlastite kodove, na primjer, koje je potrebno ispravno unijeti za primanje uplata.
Početne naplate na računima klijenata za koje se čini da kasne mogu biti odgovornost predstavnika za naplatu. To može uključivati uspostavljanje točnih podataka za kontakt, izdavanje zahtjeva za plaćanje i pružanje informacija o načinima plaćanja. Ako kupci ne reagiraju na pokušaje naplate, tvrtka ih može predati trećoj strani koja koristi agresivnije postupke, uz naknadu. Usredotočujući se isključivo na naplatu, za razliku od predstavnika za naplatu koji se bavi raznim zadacima, treća strana možda može povećati stopu naplate.