Predstavnik za pristup pacijentima upisuje nove pacijente i daje informacije o ustanovi i njezinim pravilima. Ovisno o veličini objekta, ovaj član osoblja može predstavljati jedan odjel ili objekt u cjelini. Pacijenti mogu kontaktirati predstavnike pristupa ako imaju pitanja ili nedoumice, a osoblje također surađuje s medicinskim timovima kako bi bili sigurni da ljudi imaju informacije koje su im potrebne za pružanje odgovarajuće razine skrbi. Obično je za takve pozicije potrebno određeno činovničko iskustvo, a poznavanje medicinske terminologije i zdravstvene zaštite može pomoći.
Kada novi pacijenti stignu u bolnicu, kliniku ili sličnu ustanovu, predstavnik za pristup pacijentima prikuplja njihove demografske podatke i podatke za kontakt. To predstavniku omogućuje stvaranje datoteke s osnovnim informacijama o pacijentu, uključujući bilo koje osiguranje ili police financijske pomoći za koje se pacijent može kvalificirati. Pacijentima se također pružaju informacije o uvjetima naplate i otplate, kao i drugim pravilima ustanove o kojima bi mogli biti potrebni. Članovi obitelji i prijatelji mogu dobiti informacije o satima posjeta, vrstama darova koji se mogu poslati pacijentima i povezanim pitanjima.
U hitnim slučajevima u kojima pacijentima treba hitno liječenje, predstavnici za pristup pacijentima možda neće imati vremena obaviti razgovor o prijemu ili pacijent možda neće moći komunicirati. Umjesto toga, informacije se mogu prikupljati od članova obitelji i drugih osoba s pacijentom. Novčanici se mogu provjeriti za identifikaciju, liječničke kartice upozorenja i drugu dokumentaciju koja može biti od pomoći medicinskom osoblju. Predstavnik za pristup pacijentima pokreće datoteku sa što je moguće više informacija i bilježi sve praznine u podacima za kasnije prikupljanje.
U trenutku otpusta pacijenti se mogu ponovno sastati s predstavnikom za pristup. Pacijenti bi trebali dobiti otpusnu dokumentaciju s informacijama o tome kako se brinuti za sebe kod kuće i što učiniti u hitnim slučajevima. Predstavnik za pristup pacijentima to pregledava kako bi se uvjerio da pacijent razumije i da će kontaktirati ustanovu u slučaju znakova komplikacija. Osim toga, može se raspravljati o dokumentaciji vezanoj uz račun, s informacijama o tome kada će račun dospjeti i kako bolnica postupa s naplatom osiguranja.
Vještine dobrih ljudi korisne su predstavniku za pristup pacijentima, za komunikaciju s pacijentima i članovima njihovih timova za njegu. Pozornost na detalje također je važna, osobito kada je u pitanju bilježenje informacija o alergijama i drugim važnim aspektima profila pacijenta. Također je obično potrebno moći brzo i točno tipkati te poštivati zakone o povjerljivosti radi zaštite privatnosti pacijenata.