Pripravnik za upravljanje događajima radi pod nadzorom voditelja događaja kako bi osigurao nesmetano odvijanje svih aspekata planiranog događaja. Upravljanje događajima je izraz koji se koristi za opisivanje čina planiranja i izvođenja događaja, a mnoge škole nude diplome iz hotelskog i ugostiteljskog menadžmenta za obuku voditelja događaja. Pripravnik za upravljanje događajima radi s voditeljem događaja kako bi koordinirao temu, proračun, hranu, mjesto, glazbu, priopćenja za javnost, sigurnost i mnoge druge logističke aspekte koji su potrebni za održavanje događaja.
Tema je obično prva stavka o kojoj se raspravlja kada voditelji događaja rade s klijentom. Razumijevanje točno onoga što klijent želi pomaže voditelju događaja i pripravniku event managera da znaju odakle početi. Pozicije pripravnika često uključuju istraživanje povijesti iza teme kako bi se postigla povijesna točnost. Na primjer, kostimirana zabava Gone with the Wind trebala bi uključivati haljine prije rata, a možda čak i hranu i glazbu iz tog razdoblja. Pripravnik voditelja događaja istražuje uobičajene stavke iz tog vremenskog razdoblja i daje voditelju događaja potrebne detalje za razvoj plana.
Budžet je još jedan važan aspekt u planiranju događaja. Nakon što se postavi tema, voditelj događaja će s klijentom razgovarati o proračunskim pragovima kako bi odredio koji je iznos potrošnje dostupan. Polaznik je tada odgovoran za traženje ponuda od različitih dobavljača, objedinjavanje informacija i pružanje izvješća voditelju događaja za pregled. Ovisno o konačnom izvješću, mogu biti potrebni pregovori kako bi se osiguralo da su potrebe klijenta zadovoljene. Pripravnik može sudjelovati u pregovorima između voditelja događaja i dobavljača ili klijenta kako bi naučio kako se vodi umjetnost pregovaranja.
Pripravnik za upravljanje događajima ponekad se smatra “gopherom” zbog broja dodijeljenih zadataka u posljednji trenutak. Kako se bliži dan događaja, mnoge male aktivnosti poput pozivanja radi potvrde isporuke ili provjere RSVP liste padaju na vježbenika. Uobičajene su dnevne povratne sesije gdje voditelj događaja i pripravnik prolaze kroz kontrolni popis kako bi se osiguralo da se svi aspekti rješavaju na vrijeme.
Na dan stvarnog događaja pripravnik za upravljanje događajima obično ima zadatak koordinirati iza kulisa s različitim dobavljačima. Obične stvari kao što je zakazivanje zona parkiranja i istovara za prodavače, kao i potvrda ispravnih naručenih artikala, isporučuju se polazniku. Kada je događaj započeo, voditelj događaja može biti dio svečanosti, a polaznik će stalno pratiti dobavljače kako bi osigurao da stvari teku glatko.
Nakon što se događaj završi, voditelj i pripravnik za upravljanje događajima će surađivati s dobavljačima kako bi osigurali da mjesto održavanja ostane u besprijekornom stanju i da su svi materijali uklonjeni. U danima nakon događaja, pripravnik će raditi na vraćanju iznajmljenih ili posuđenih stvari i pripremiti izvješće o konačnim troškovima. Voditelj i pripravnik raspravljaju o svim problemima koji su rezultirali i određuju kako dalje postupati. Nakon što su konačni troškovi plaćeni, pripravnik podnosi izvješće o događaju i prelazi na sljedeći događaj.