Profesionalni planer događaja je muškarac ili žena koji organizira, postavlja i upravlja raznim korporativnim, javnim i privatnim događajima i sastancima. On ili ona pronalazi odgovarajuća mjesta, dogovara dane, vrijeme i cijene i utvrđuje potrebu za hranom, pićem, stolovima i opremom. Mnogi organizatori događaja zapravo prisustvuju konvencijama, sastancima ili koncertima koje organiziraju kako bi osigurali zadovoljenje svih potreba sudionika. Stručnjak može biti zaposlen u tvrtki za planiranje, internom odboru poduzeća ili voditi neovisno poslovanje.
U planiranje velikog događaja potrebno je uložiti mnogo vremena i truda. Mnoge tvrtke, vladine agencije i organizacije jednostavno nemaju vremena, iskustva i resursa za sastavljanje kvalitetnog skupa. Profesionalni planer događaja može skinuti stres s klijenata i tvrtki preuzimajući sve dužnosti vezane uz planiranje i provođenje konvencije. On ili ona obično dobiju osnovnu ideju o tome o čemu je događaj zapravo, uključujući zašto se održava, informacije o proračunu i broj ljudi koji će biti prisutni. Planer događaja zatim traži najbolja mjesta, pregovara o cijenama i utvrđuje datume i vrijeme.
Ovisno o vrsti okupljanja, profesionalni planer događaja možda će morati organizirati ugostiteljske usluge, zabavu ili posebnu opremu kao što su mikrofoni, videorekorderi i projektori za seminare i konferencije. Nakon što je sve zakazano, planer događaja nadgleda raspored stolica, stolova i ukrasa te upravlja ostalim pripremnim zadacima na licu mjesta. Često posjećuje događaje, pazeći da hrane i osvježenja ne ponestane i da njihovi klijenti budu zadovoljni njihovim radom.
Mnogi planeri događaja rade za velike tvrtke za planiranje, gdje im se obično određuju specifični zadaci, poput utvrđivanja cijena ili pronalaženja odgovarajućih lokacija. Međutim, samozaposleni profesionalni planer događaja često preuzima sve uključene dužnosti, uključujući promociju, marketing, financiranje i nadzor događaja. Posao može biti naporan, iako iskusni stručnjak poduzima sve mjere opreza i pripremne korake potrebne kako bi se osiguralo da stvari teku glatko.
Ne postoje utvrđeni uvjeti da biste postali profesionalni organizator događaja, iako mnogi ljudi imaju suradničke ili prvostupničke diplome iz poslovnog upravljanja, odnosa s javnošću, komunikacija ili financija. Mnoge nacionalne organizacije nude članstvo i dobrovoljne testove za certifikaciju organizatora događaja, koji mogu pomoći profesionalcima da poboljšaju svoje vjerodajnice i šanse za pronalaženje posla. Certifikacija je posebno važna za samozaposlene planere, tako da klijenti mogu biti sigurni da imaju posla s profesionalcima.