Što radi projektni asistent?

Projektni asistent obično pomaže voditelju projekta ili direktoru projekta s dužnostima potrebnim za obavljanje posla. U većini slučajeva to uključuje službeničke i administrativne funkcije. Projektni asistent također može prisustvovati sastancima i vjerojatno će biti odgovoran za odgovaranje na pitanja u odsutnosti voditelja projekta. Ovisno o veličini projekta, asistent može biti posvećen jednom poslu i voditelju projekta ili može pomoći više od jednog voditelja na više projekata istovremeno.

Srž posla projektnog asistenta općenito se vrti oko činovničkih i administrativnih dužnosti. Većina projekata uvelike se oslanja na datoteke i proračunske tablice, uključujući vremenske crte, proračune i popise zadataka. Održavanje ovih ažuriranja, priopćavanje ažuriranja i dokumentiranje promjena kritični su dio upravljanja projektom i dužnosti su koje općenito padaju na asistenta kada ga ima. Mnoge tvrtke imaju posebne zahtjeve u pogledu onoga što mora biti dokumentirano, a što se mora čuvati u fizičkim datotekama.

Druge vrste papirologije često padaju i na projekt asistenta. To može uključivati ​​traženje i podnošenje obrazaca i dozvola za osiguranje, ispunjavanje narudžbenica i još mnogo toga. Također često uključuje upravljanje korespondencijom, kao što je pružanje redovitih izvješća i ažuriranja klijentu.

Projektni asistent također će često sudjelovati na sastancima i sudjelovati u konferencijskim pozivima. To obično uključuje i interne sastanke tima kao i sastanke s klijentima. U mnogim slučajevima, pomoćnik će imati zadatak da vodi bilješke sa sastanka i nakon toga razvije i distribuira izvješće o sastanku. Važan dio takvih izvješća je identifikacija aktivnosti i dodjela odgovornosti za svaku od njih. Također je važno odrediti rokove.

Dok voditelj projekta ili direktor tradicionalno ima veću odgovornost za donošenje odluka, upravljanje odnosima s klijentima i osiguravanje da projekt bude u skladu s proračunom i rasporedom, pomoćnik mora u svakom trenutku biti svjestan statusa projekta jer može biti pozvan da odgovorite na pitanja ako je upravitelj nedostupan. Voditelji projekta mogu biti na sastancima, vani bolesni ili na odmoru kada je članu tima ili klijentu potrebna neka informacija, na primjer. Ključno je znati gdje pronaći podatke.

Projektni asistent koji nije posvećen jednom projektu, već je odgovoran za podršku više voditelja ili više projekata, bit će odgovoran za izvršavanje ovih dužnosti za svaki projekt. To znači da asistent mora biti vrlo organiziran. Također mora biti sposoban odrediti prioritete dužnosti i znati što učiniti kada se zahtjevi dva ili više projekata sukobe.