Računovodstveni službenik je financijski zapisničar koji koristi specijalizirane knjige i softver za evidentiranje i obradu rashoda, primitaka, obračuna plaća i svih drugih financijskih transakcija za tvrtku ili organizaciju. Ova pozicija zahtijeva matematičku sposobnost, pažnju na detalje, poznavanje osnovnih računovodstvenih procedura te poznavanje računala i deset tipki. Poslovi u ovom području kreću se od početnih službenika za unos računovodstvenih podataka do knjigovođa s punim teretom.
Računovodstveni službenik početničke razine općenito je potreban za pružanje službeničke i računovodstvene podrške za računovodstveni odjel. Mora održavati točne zapise i datoteke, obraditi i slati fakture i plaćanja, tipkati izvješća i ključne podatke u računalni sustav glavne knjige. Fleksibilnost i spremnost za obavljanje raznih zadataka podrške bitni su za uspjeh na ovoj poziciji.
Računovodstveni službenik u velikoj tvrtki može se specijalizirati za određeno područje, kao što su obveze prema dobavljačima (A/P), potraživanja (A/R) ili obračun plaća. A/P službenik će ažurirati i održavati evidenciju o svim troškovima, uključujući kreditne kartice tvrtke i izvješća o naknadi zaposlenika. On će obraditi fakture dobavljača, pregledati i nadzirati popuste za prijevremeno plaćanje u skladu s politikama tvrtke i osigurati da se uplate šalju u odgovarajućem vremenskom okviru. Također će biti odgovoran za usklađivanje izjava dobavljača i korištenje dobrih komunikacijskih vještina za rješavanje svih neslaganja
Računovodstveni službenik koji radi u odjelu za potraživanja pripremit će i predati račune kupaca, te potvrde o polaganju i pologu nakon plaćanja tih računa. Ako tvrtka ima novčane primitke, on će održavati odgovarajuću odgovornost novčanih sredstava i depozita. Točan unos podataka o potvrdama je od vitalnog značaja, tako da A/R službenik može pratiti povijest plaćanja klijenata i pripremati izvješća koja pokazuju neisplaćene račune. Ako tvrtka nudi popust za prijevremena plaćanja, on je zadužen za praćenje platne aktivnosti i uredno kreditiranje određenih popusta.
Odjeli za obračun plaća također koriste računovodstvenog službenika za prikupljanje i obradu vremenskih kartica, izračunavanje poreza i drugih zadržavanja te pravovremenu pripremu provjera plaća. Mora osigurati da su određene vremenske karte točne i da se poštuju primjenjivi zakoni o radu, uključujući stanke, ograničenja radnog vremena za maloljetne radnike i prekovremeni rad. Službenik za obračun plaća mora biti upoznat s primjenjivim poreznim zakonima i od njega se može tražiti da pripremi izvješća i podnese obustavu po odbitku nadležnim poreznim tijelima i drugim određenim primateljima.
Većina tvrtki zahtijeva da računovodstveni službenik ima srednjoškolsko obrazovanje ili ekvivalent, s nekim povezanim iskustvom ili tečajem vezanim za računovodstvo. Veće tvrtke ili one koje traže specijaliziraniju pomoć mogu tražiti kandidata s pridruženim stupnjem ili srodnim certifikatom. Viši računovodstveni službenik trebat će nekoliko godina iskustva ili diplomu suradnika ili prvostupnika. Ova pozicija zahtijeva vještine kritičkog razmišljanja za procjenu podataka, analizu problema i implementaciju rješenja. Viši službenik često nadzire prakse računovodstva troškova i zaliha, te izrađuje mjesečna izvješća kao što su izvještaji o dobiti i gubitku i bilance.
Neke manje tvrtke mogu kombinirati dvije ili više specijaliziranih funkcija računovodstvenog službenika ili mogu koristiti knjigovođu za vođenje cjelokupnog vođenja financijskih evidencija i transakcija. Knjigovodja s punim teretom je svestran i iskusan u svim aspektima svakodnevnog financijskog poslovanja tvrtke. Potrebno je poznavanje knjigovodstvenih praksi, zahtjeva za obračun plaća i računovodstvenih izvješća. Dobra komunikacija i međuljudske vještine također su vrijedne jer knjigovođa ima redovite kontakte s dobavljačima, kupcima i zaposlenicima.