Okrajni službenik je upravitelj okružnog suda. Ovi članovi pravosudne grane vlasti djeluju kao čuvari sudske evidencije. Sve što se vidi na sudu prvo pada na stol pokrajinskog službenika, a svatko tko želi istraživati slučajeve koji su viđeni na sudu mora posjetiti službenika. Klasično, te dužnosnike biraju birači, na mandate koji se razlikuju, ovisno o regiji, a vrlo su česti mandati od četiri do šest godina.
Svatko tko želi podnijeti predmet mora ga predati okružnom službeniku. Službenik pregleda građanske, kaznene, maloljetničke i ostavinske spise kako bi potvrdio da su potpuni, te otvara zapisnik o svakom podnesku koji će se koristiti za praćenje podneska dok se kreće kroz sud. Ti službenici redovito posjećuju sud, ili šalju svoje pomoćnike na sud kao svoje zastupnike, a čuvaju kopije dokumenata predočenih na sudu, pravomoćnih presuda i drugih podataka. Mnogi vode i elektroničke i papirnate evidencije, a neki službenici također rade na pretvaranju starih rukom pisanih zapisa u elektronički oblik.
Pokrajinski službenik je osim upravitelja i financijski službenik suda. Okružni službenici se bave pristojbama koje se plaćaju sudu i sudskim isplatama, vode evidenciju o novcu koji je prošao kroz sud. Oni također mogu djelovati kao agenti za naplatu ili ugovarati poslove naplate tvrtkama koje su specijalizirane za takve poslove kako bi mogle naplatiti dospjele pristojbe koje duguju sudu.
U mnogim regijama pokrajinski službenik također čuva pečat suda i može biti uključen u sudske postupke kao što je čitanje presude uz vođenje evidencije. Službeniku okružnog suda obično pomaže tim zaposlenika, jer posao čak i na malom sudu može biti neodoljiv za jednu osobu. Ovi sudski službenici također pružaju informacije o sudu koje mogu biti korisne osobama koje dolaze na sud, u rasponu od odgovaranja na pitanja o radnom vremenu suda do pomaganja ljudima s pravnim podnescima.
Ljudi koji su iz bilo kojeg razloga zainteresirani za istraživanje povijesnih sudskih spisa rade s pokrajinskim službenikom kako bi pronašli dokumente koji su im potrebni. Neki primjeri razloga zbog kojih bi ljudi mogli htjeti pregledati stare zapise uključuju: genealoško istraživanje, istraživanje povijesnih vlasničkih linija i granica kao dio pretrage naslova koja se provodi kada se nekretnina prodaje i povijesno istraživanje.