Službenik za nabavu često obavlja službeničke poslove u odjelu nabave organizacije. On bi mogao biti odgovoran za pripremu narudžbi i provjeru njihove točnosti. Druga bi dužnost mogla biti provjera zaliha i vođenje evidencije o tome koje artikle treba naručiti i kada. Ovaj bi zaposlenik mogao biti zadužen za primanje predmeta kada se isporuče. Također je mogao podnijeti zahtjeve za izgubljenu ili oštećenu robu odgovarajućim stranama.
Ova osoba obično radi pod izravnim nadzorom agenta za nabavu. Obično ne pregovara o ugovorima i ne odobrava kupnju. On, međutim, može biti odgovoran za arhiviranje tih dokumenata i njihovo unošenje u bazu podataka. Također bi mogao tipkati narudžbe i pratiti njihove pošiljke s dobavljačima.
Nakon što je narudžba poslana, službenik za nabavu je ponekad pregledava kako bi se uvjerio da su traženi ispravni artikli u odgovarajućim količinama. Također se može pobrinuti da tvrtka ne bude previše naplaćena za robu ili otpremu. Često to čini čitajući redak po redak preko narudžbenice kako bi pronašao pogreške prije slanja narudžbe.
Službenik za nabavu može savjetovati svog šefa koje proizvode treba naručiti. To bi mogao učiniti praćenjem inventara u skladištima tvrtke. Ova osoba može također trebati predvidjeti buduću upotrebu određenih predmeta kako bi napravila valjanu procjenu. Također bi mogao biti pozvan da prati korištenje određenih materijala ako se sumnja na krađu ili zlouporabu imovine.
Odjel za primanje može zatražiti od službenika za nabavu da potvrdi da su ispravni proizvodi isporučeni od prodavača. U tom slučaju, pojedinac će možda morati prebrojati artikle ili provjeriti proizvode u odnosu na izvornu narudžbu. Službenik također može prijaviti artikle koji su oštećeni u transportu ili nepotpune pošiljke. On bi također mogao biti odgovoran za pokušaj dobivanja kredita od dobavljača ili prijevoznika kada se pojave ove vrste problema.
Da bi se zaposlila kao referent za nabavu, osobi je u pravilu potrebna samo srednja škola. Trebao bi dobro razumjeti skladišne operacije i dobre komunikacijske vještine. Pozadina koja uključuje korištenje automatiziranih proračunskih tablica i baza podataka također može biti od pomoći.
U SAD-u, Zavod za statistiku rada procjenjuje da će rast radnih mjesta u ovom području vjerojatno biti ispod prosjeka. To je uglavnom zbog činjenice da se očekuje da će se u budućnosti češće koristiti računalne metode naručivanja. Međutim, postoji potreba za zamjenom radnika koji su otišli u mirovinu ili promijenili zanimanje, tako da izgledi za posao u mnogim područjima mogu ostati povoljni.