Stručnjak za bespovratna sredstva nadzire proces prijave za bespovratna sredstva koja nude mogućnosti financiranja relevantne za organizaciju za koju stručnjak radi. Mnogi stručnjaci za dodjelu bespovratnih sredstava su javni zaposlenici, koji predstavljaju organizacije poput škola, gradova i vladinih agencija. Drugi mogu raditi za privatne organizacije koje se uvelike oslanjaju na bespovratna sredstva, kao što su neprofitne organizacije. Ne postoje posebni uvjeti da biste postali stručnjak za stipendije, iako se obično preferira diploma prvostupnika i mnoge tvrtke neće zaposliti ljude bez iskustva.
Stručnjak za dodjelu bespovratnih sredstava odgovoran je za identificiranje bespovratnih sredstava potencijalno primjenjivih na organizaciju za koju stručnjak radi, koristeći resurse kao što su popisi potpora i automatizirane baze podataka. Stručnjak ispituje uvjete i odredbe pojedinačnih bespovratnih sredstava kako bi potvrdio da je organizacija prihvatljiva, a zatim podnosi zahtjev za bespovratna sredstva. Zahtjevi za dodjelu bespovratnih sredstava obično zahtijevaju opsežnu papirologiju i prateću dokumentaciju, a sposobnost točno i detaljno popunjavanje zahtjeva važna je vještina.
Stručnjaci za grantove obično rade na više potpora odjednom. Neki mogu biti u vrlo ranoj fazi, dok drugi mogu biti još u procesu prijave. Ako su bespovratna sredstva odobrena, stručnjak za dodjelu bespovratnih sredstava brine se o ispunjavanju uvjeta darovnice, pružajući izvješćivanje i informacije o otkrivanju agenciji ili organizaciji ako se to zatraži, te ispunjava sve druge zahtjeve. Na primjer, možda će biti potrebno dokumentirati kako je novac korišten za nastavak kvalificiranja za bespovratna sredstva.
Mnogi stručnjaci za grantove imaju diplome u područjima poput komunikacija i poslovne administracije. Stručnjaci za dodjelu bespovratnih sredstava moraju biti u mogućnosti organizirati višestruke prijave, umrežiti se s različitim ljudima u procesu identificiranja potreba za financiranjem i zadovoljavanja istih korištenjem bespovratnih sredstava, te biti u stanju jasno komunicirati u svojim prijavama. Ova vrsta posla također zahtijeva vještine ljudi, jer će možda biti potrebno osobno komunicirati s izvorima financiranja bespovratnih sredstava, a vjerojatnije je da će ljubazan, prijateljski stručnjak za grantove pobijediti u žestokoj konkurenciji za novčana sredstva.
Ljudi obično započinju karijeru kao stručnjaci za bespovratna sredstva radeći u uredu stručnjaka koji može pružiti mentorstvo, obuku i izlaganje procesu prijave i podnošenja prijave. S vremenom, uredsko osoblje može postići veću neovisnost, sve dok na kraju ne predaju potpore u potpunosti sami. Nakon što se postigne visoka razina kompetencije, ljudi mogu istražiti mogućnost prijave za više rangirane pozicije u uredu ili traženje posla negdje drugdje, s drugim organizacijama kojima su potrebne usluge stručnjaka za bespovratna sredstva.