Stručnjak za dokumentaciju je netko tko je specijaliziran za dokumentiranje činjenica, procesa, postupaka i rezultata. Specijalist za kliničku dokumentaciju je netko tko obavlja te dužnosti u zdravstvenom okruženju, kao što je bolnica ili liječnička ordinacija. Takvi su stručnjaci prvenstveno odgovorni za dokumentiranje kliničkih detalja pacijentovog stanja, dijagnoze i napretka. Ona je najčešće klinički radnik, primjerice medicinska sestra ili liječnička pomoćnica, ali može biti i neklinička djelatnica.
Svrha stručnjaka za kliničku dokumentaciju je osigurati da sve informacije koje se odnose na pacijenta budu zarobljene i zapisane. To pomaže medicinskim sestrama i liječnicima da naprave točnu procjenu stanja pacijenta, daju najprikladnije preporuke za liječenje i pruže najbolju skrb za pacijente. Informacije koje prikupi stručnjak za kliničku dokumentaciju čine osnovu za mnoge dijagnoze i planove liječenja, stoga je ključno da se podaci dokumentiraju točno i na vrijeme.
Raspon podataka koje je prikupio stručnjak za kliničku dokumentaciju je opsežan. Može uključivati informacije o stanju pacijenta, kao što su vitalni znakovi i izgled. Također može uključivati rezultate testova, uključujući analizu krvi, CAT skeniranje, EKG i još mnogo toga. Obično uključuje i podatke o liječenju, kao što su naziv i doza svih primijenjenih lijekova i vrijeme primjene.
Brojni zdravstveni subjekti zapošljavaju stručnjake za kliničku dokumentaciju. Najveći poslodavci su bolnice, medicinski centri i liječničke ordinacije. Ostali poslodavci mogu uključivati radiološke klinike, ustanove za obuku i osiguravajuća društva.
Često su dokumenti koje je izradio stručnjak za kliničku dokumentaciju potrebni za potrebe osiguranja. Davatelji osiguranja mogu htjeti provjeriti nudi li se pacijentu najučinkovitije liječenje ili bi mogli osigurati da su potvrde nakon zahvata bile medicinski potrebne, a ne samo kašnjenje u papirologiji. Ovi dokumenti mogu značiti razliku između odobrenja i odbijanja zahtjeva za osiguranje.
Povremeno se ovi zapisnici mogu zatražiti i u sudskom postupku. To je osobito istinito kada je medicinska ustanova ili liječnik optužen za nesavjesno obavljanje poslova. U takvoj situaciji dokumentima se mogu poslužiti obrana ili tužiteljstvo.
U mnogim područjima, osoba koja služi kao stručnjak za kliničku dokumentaciju mora biti obučeni, licencirani kliničar. To znači da ona također mora biti medicinska sestra, liječnica, farmaceut ili liječnički asistent ili imati drugu takvu ulogu u kliničkoj zdravstvenoj skrbi. Na nekim mjestima, međutim, neklinički zdravstveni radnici mogu se osposobiti za stručnjake za dokumentaciju. To je osobito istinito u zemljama ili područjima u kojima postoji ozbiljan nedostatak kliničkih zdravstvenih radnika.