Stručnjak za nabavu je osoba kojoj je dodijeljeno upravljanje svim procesima kupnje i odlukama za tvrtku uz pridržavanje dodijeljenog proračuna. Pojedinci na ovoj poziciji također moraju pratiti sve evidencije i podatke koji se odnose na kupnje tvrtke i ponude koje se podnose dobavljačima. Također su zaduženi da te informacije redovito izvještavaju odgovarajućim članovima osoblja. Dužnosti ove pozicije uključuju kupnju poslovnih predmeta i opreme, kao i pregovore s različitim dobavljačima kako bi se osigurala fer cijena za robu i usluge. Većina poslova u ovom području također ovlašćuje tu osobu da daje ponude za robu i usluge u ime tvrtke.
Dužnosti stručnjaka za preciznu nabavu će se razlikovati jer svaka tvrtka ima svoje interne operacije. Većina zahtjeva stručnjaka za kupnju, međutim, uključuje vrlo strogo vođenje evidencije. Zapisi se mogu čuvati u papirnatim datotekama, održavati u računalnoj bazi podataka ili oboje. Stoga stručnjaci ponekad moraju raditi s određenim softverom kako bi osigurali da su zapisi točni i ažurni. Među najosnovnijim vrstama evidencije koje stručnjak mora voditi su fakture, narudžbenice i ugovori o nadmetanju.
Tijekom kupnje i vođenja točne evidencije, stručnjak također mora pripremati izvješća za ključno osoblje unutar organizacije. Redovna komunikacija s dobavljačima, kao i drugim odjelima i zaposlenicima tvrtke, također je uključena u tipičan opis posla za ovu poziciju. Pojedinci zaposleni na takvim pozicijama također moraju paziti da ne prelaze postavljena proračunska ograničenja i moraju osigurati da se poštuju sve procedure nabave.
U mnogim tvrtkama stručnjak za nabavu radi unutar odjela financija ili vrlo blisko surađuje s osobljem tog odjela. Stoga je važno da oboje rade zajedno kako bi se osiguralo da se fakture i zahtjevi za kupnju obrađuju na vrijeme. Stručnjak također blisko surađuje s financijskim osobljem kako bi osigurao da proračuni dopuštaju kupnju potrebnih artikala i usluga.
Održavanje redovitog kontakta s dobavljačima također je važan aspekt opisa posla stručnjaka. Kada se pojave problemi s plaćanjem, stručnjak mora surađivati s dobavljačem kako bi riješio takve probleme. Također, stručnjak mora pratiti sve narudžbe, isporuke i zalihe. Ovisno o veličini tvrtke u kojoj je stručnjak zaposlen, takva odgovornost često uključuje izgradnju odnosa s više dobavljača.
Neki stručnjaci za nabavu također dodjeljuju stručnjake za praćenje održavanja uredske opreme. Od osobe na ovoj poziciji ponekad se očekuje vođenje evidencije o jamstvima i ugovorima o servisiranju. Kada je potrebno zamijeniti uredski materijal i opremu, stručnjak za nabavu obično je osoba koja procjenjuje i daje te narudžbe.