Tajnik odjela je u osnovi odgovoran za nesmetano funkcioniranje medicinske sestre u bolnici obavljanjem dužnosti koje dodijeli registrirana medicinska sestra (RN) ili drugi upravitelj. Tajnici odjela često prenose podatke o pacijentima osoblju drugih bolničkih odjela, kao i posjetiteljima pacijenata. Na većini mjesta tajnika bolničkih odjela očekuju se poslovi na recepciji, kao i rad službeničke uprave.
Mnogi tajnici odjela koriste računalo za unos ažuriranih podataka od liječnika, medicinskih sestara i zaposlenika u drugim bolničkim odjelima u kartone pacijenata. Iako obično ne transkribiraju liječničke bilješke u obrazac za izvješće kao što to rade medicinski transkripcionisti, tajnici odjela će možda morati utipkavati informacije iz izvješća u druge dokumente prema uputama nadzornog RN-a. Zbog toga je razumijevanje medicinske terminologije, farmakologije i uobičajenih kirurških zahvata često izraženo u opisima poslova tajnika odjela. Diplomirane medicinske sestre imaju sekretaricu na odjelu za popunjavanje papirologije kako bi imale više vremena za izravan rad s pacijentima.
Održavanje ažurnih kartona pacijenata važan je dio posla tajnika odjela, jer medicinsko osoblje zahtijeva najnovije i najtočnije podatke na kartama i drugim dokumentima prilikom liječenja pacijenata. Mnogi tajnici odjela prolaze obuku na radnom mjestu od strane viših službenika u stanici za medicinske sestre. Viši tajnik odjela može pomagati diplomiranim medicinskim sestrama u planiranju administrativnih i organizacijskih postupaka za bolničko mjesto.
Odgovaranje na telefon i odgovaranje na korespondenciju putem e-pošte druge su uobičajene tajničke dužnosti odjela. Tajnici odjela često moraju usmjeravati posjetitelje bolnice u ispravne bolesničke sobe. On ili ona mogu održavati redovitu komunikaciju s članom obitelji pacijenta kako bi pružili ažuriranja o stanju osobe. Odgovaranje na pitanja o pacijentu za člana obitelji koji je određen za primanje ažuriranja uobičajen je dio većine tajničkih poslova na odjelu. Tajnica odjela često radi točno za pultom medicinske sestre kako bi osigurala primanje i osobno usmjeravala posjetitelje u pacijentove sobe.
Umjesto rada u bolničkom okruženju, tajnici odjela mogu biti zaposleni i u drugim medicinskim sredinama. Na primjer, zdravstveni i wellness centri kao i organizacije u zajednici često zapošljavaju tajnice odjela. Liječničke ordinacije i ambulante mogu biti druga radna okruženja za tajnike odjela. Dužnosti tajnika odjela mogu se razlikovati od onih u većini bolničkih okruženja, ali obično se očekuje prijem, kao i ažuriranje dosjea pacijenata i papirologije. U tim okruženjima naziv radnog mjesta može biti medicinski administrativni pomoćnik, a ne tajnik odjela.