Tehnički službenici mogu raditi nešto drugačije stvari u različitim tvrtkama, ali u većini slučajeva njihovi su poslovi u velikoj mjeri usmjereni na arhiviranje dokumenata, kako u tiskanim datotekama tako iu digitalnim bazama podataka; oni također mogu biti uključeni u stvarno dizajniranje računalnih arhiva i sustava za promicanje učinkovitosti za svoje specifično okruženje. U mnogim slučajevima posao također uključuje puno činovničkih poslova i osnovnih administrativnih dužnosti, što je neke navelo da ovu poziciju izjednače s onom osnovnog tajnika. Iako se opisi poslova često preklapaju, većina tehničkih pozicija zahtijeva dublje poznavanje informacijskog inženjeringa umjesto jednostavnog upravljanja dokumentima. Ove vrste stručnjaka također se često pozivaju na lektoriranje, a ponekad i na uređivanje tehničkih dokumenata i priručnika, što nije nešto što većina standardnih administrativnih pomoćnika radi, a od njih se često traži da osiguraju da svi sustavi arhiviranja dokumenata budu u skladu s relevantnim pravilima i propisi.
Postavka primarnog posla
U većini slučajeva, tehnički službenici služe kao profesionalci za podršku koji pomažu u procesuiranju i arhiviranju visoko tehničkih i specifičnih informacija, te je kao takvi najčešće pronaći ovakvu vrstu posla u industrijama koje se puno bave gustom dokumentacijom i imaju puno zahtjeva za arhiviranjem. Građevinske tvrtke su jedni od najčešćih poslodavaca, zajedno s općim izvođačima. Softverske tvrtke i korporacije koje prvenstveno prodaju rješenja za digitalne baze podataka mogu također trebati ljude s ovom vrstom stručnosti. Neke medicinske tvrtke poput bolnica i osiguravajućih društava također imaju dostupna radna mjesta. Posao će nužno izgledati drugačije na različitim mjestima, ali temeljni zadaci i dužnosti obično su otprilike isti.
Podnošenje dokumenata
Upravljanje dokumentima obično je jedna od najvažnijih stvari koje rade ljudi u profesiji tehničkog činovnika. To može pokriti sve, od primanja papirologije do obrade iste kao „primljene” i pohranjivanja, do slanja važnih datoteka iz tvrtke ili ureda drugima i praćenja i osiguravanja primitka.
Neki od najvažnijih dokumenata obično se tiču osoblja, uključujući početnu papirologiju zaposlenika, evidenciju o obuci i sve bilješke u vezi s disciplinskim mjerama zaposlenika. Osim toga, većina činovničkih poslova uključuje organiziranje papirologije koja navodi zahtjeve za projekte i sve promjene u poslovanju, osiguravajući poštivanje pravila i rokova. Ti dokumenti obično se moraju stalno ažurirati i lako dostupni kako bi im nadležni mogli pristupiti u bilo kojem trenutku.
Digitalna baza podataka
Podnošenje obično nije ograničeno na papirnate dokumente. Od osobe na ovoj poziciji također se obično očekuje da bude vješt u korištenju tehnologije za organiziranje dokumenata. Ova vrsta zaposlenika obično bi trebala biti sposobna odrediti koji bi softver bila od pomoći i trebala bi znati kako koristiti niz različitih programa. Povezani zadaci često uključuju instalaciju i rješavanje problema sa softverom kada je to potrebno, kao i stvaranje i ažuriranje baza podataka. Od zaposlenika s tehničkom obukom također se može očekivati da pomažu suradnicima u drugim tehničkim zadacima koji uključuju računalo, posebice vezano uz online izvješćivanje ili sustave arhiviranja.
Projektiranje sustava i poboljšanje učinkovitosti
Ovisno o organizaciji, službenik u ovom svojstvu također može biti zamoljen da osmisli sustave za arhiviranje i upravljanje dokumentima od nule. Ova vrsta zadatka često se odnosi na projektiranje dokumenata, a primarna uloga službenika je obično pronaći načine kako učiniti sustave učinkovitijim i lakšim za korištenje.
Ovisno o kontekstu, on ili ona također mogu pomoći tvrtki da se pridržava potrebnih zakona o skladištenju i arhiviranju dokumenata. Tvrtke koje se bave stvarima kao što su osjetljive financijske informacije ili zdravstveni podaci često se drže viših standarda i moraju se pridržavati određenih propisa — propisa koji se povremeno mijenjaju. Službenici su često zaduženi da se pridržavaju relevantnih pravila i pomažu u osiguravanju usklađenosti postojećih sustava.
Lektura i lektura
U nekim slučajevima, službenici s tehničkom stručnošću čak pomažu u izradi i uređivanju tehničkih priručnika kako bi osigurali da su informacije točne. Lektura i lektoriranje velik su dio procesa, ali u nekim slučajevima se od stručnjaka za tezu zapravo može tražiti da naprave vodiče ili priručnike – često za stvari poput sustava za navigaciju dokumenata – koji se mogu široko distribuirati zaposlenicima i drugima koji koriste program u pitanje.
Osnovni činovnički zadaci
Slično drugim vrstama službenika, tehnički službenik obično mora obaviti neke činovničke poslove tijekom dana. To znači da profesionalci mogu očekivati da će se javiti na telefon i odgovoriti na postavljeno pitanje ili proslijediti pozivatelja nekom drugom. Oni također mogu pozdraviti ljude koji posjećuju ured, a ponekad služe kao prvi kontakt ljudi s tvrtkom. Dodatni činovnički zadaci mogu uključivati slanje faksa, slanje e-pošte i upravljanje korespondencijom.