Voditelj naknada zaposlenicima odgovoran je za upravljanje cjelokupnom administracijom plana naknada zaposlenicima. Voditelji naknada zaposlenicima dobivaju najbolje planove od pružatelja osiguranja po najkonkurentnijim cijenama, priopćavaju zaposlenicima beneficije i njihove troškove te nadziru podnošenje obrazaca zahtjeva zaposlenika davatelju osiguranja. U organizacijama koje nemaju upravitelja za beneficije zaposlenika, te odgovornosti obično obavljaju ljudski resursi ili uredska administracija.
Prvi korak koji menadžeri za beneficije za zaposlenike poduzimaju u postavljanju zdravstvenog plana tvrtke uključuje pronalaženje plana koji odgovara većini zaposlenika po najboljim cijenama. To podrazumijeva kontaktiranje raznih osiguravajućih društava kako biste saznali koje pakete nude i po kojim cijenama. Za većinu organizacija idealni osiguravatelj nudi fleksibilne pakete koji odgovaraju što širem rasponu zaposlenika i uz najnižu cijenu. Nakon što je davatelj osiguranja odabran, upravitelj naknada zaposlenicima uspostavit će odnos s osobom za kontakt zaposlenom kod osiguravatelja, kao što je predstavnik plana ili korporativni prodavač.
Voditelj naknada zaposlenicima odgovoran je za jasno priopćavanje pojedinosti plana naknada zaposlenicima svim zaposlenicima koji ispunjavaju uvjete. Te pojedinosti uključuju: što plan pokriva, troškove i mogućnosti plaćanja. Uz mnoge planove naknada za zaposlenike, trošak pokrića odbija se izravno od čekova plaća zaposlenika. Upravitelj naknada zaposlenicima također povezuje zaposlenike i osiguravatelja kako bi odgovorio na sva pitanja koja zaposlenici mogu imati, na primjer mogu li se odustati od plana ako su već obuhvaćeni planom supružnika.
Upravitelj naknada zaposlenicima daje zaposlenicima takve materijale kao što je priručnik za beneficije koji opisuje njihove beneficije, kao i karticu beneficija koju mogu predočiti zdravstvenim djelatnicima u trenutku kupnje ako se njihov plan provodi uz participaciju, a ne uz naknadu. Planovi naknada zaposlenicima koji funkcioniraju putem naknade obično znače da upravitelj naknada zaposlenicima mora nadzirati velik dio papirologije od zaposlenika do osiguravatelja. Upravitelj naknada zaposlenicima obično pregleda zahtjeve prije nego što se podnose kako bi osigurao da su izvorni računi priloženi i da se na obrascima daju sve potrebne informacije, uključujući identifikacijski broj zdravstvenog plana zaposlenika, broj socijalnog osiguranja i potpis.