Uredski asistent je nejasan pojam koji može opisati mnoge različite vrste poslova koji se rade u uredu. Ponekad se može koristiti kao sinonim za riječi poput administrativnog pomoćnika ili se može odnositi na uredsko pomoćno osoblje koje pomaže u radu administrativnih pomoćnika, izvršnih pomoćnika ili tajnica. Prosječni uredski asistent može raditi razne poslove u uredskom okruženju i općenito mu trebaju osnovne uredske vještine za taj posao.
Uredski pomoćnik ove posljednje vrste mogao bi obavljati bilo koji od sljedećih poslova:
Javiti se na telefone
Dajte i organizirajte informacije
Primajte poruke
Obaviti neke poslove
Tip
Napravite unos podataka ili obradu teksta
Radite na podršci drugom uredskom osoblju
Upravljajte uredskom opremom kao što su fotokopirni uređaji ili faks uređaji
Koristite određene programe kao što su Microsoft Word, Excel ili Access
Pružati korisničku podršku
Pomoć u uredskom računovodstvu
Napredniji uredski pomoćnici mogli bi biti odgovorni za vođenje ureda, izravnu podršku rukovoditeljima i nadzor nad drugim uredskim zaposlenicima. Obično kada je podrška rukovoditeljima ili zaposlenicima na visokoj razini izravnija, uredski pomoćnik se može nazvati administrativnim ili izvršnim pomoćnikom. Ako uredski pomoćnik nadzire druge zaposlenike, on ili ona se mogu nazvati voditeljem ureda.
Često uredski pomoćnici moraju biti zaposlenici “za sve zanate”. Moraju imati dobre vještine tipkanja, biti spremni primati narudžbe od drugih zaposlenika, biti spremni za rad na raznim poslovima i imati barem početno znanje o tipičnom uredskom softveru. Posao može varirati iz dana u dan i može ovisiti o trenutnim potrebama ureda. Možda ćete jedan dan unositi podatke, sljedeći dan upisivati, a drugog dana slati faksom ili poštom promotivne materijale. Ponekad, ako se ured temelji na korisničkoj službi, opseg do kojeg ste zauzeti može ovisiti o prometu kupaca.
Uredski asistent može završiti programe certifikata u trgovačkim školama ili društvenim koledžima. Drugi imaju srednju školu, a rijetkima nedostaje i to. Glavne vještine koje se traže su sposobnost brzog i preciznog tipkanja, dobre telefonske manire, vještine dobrih ljudi i dokazana sposobnost organiziranosti. Druge tvrtke žele biti sigurni da možete raditi s uredskim softverom, a neke tvrtke zahtijevaju od vas da testirate takav softver kako biste pokazali sposobnost.
Kada su uredski asistenti stvarno izravni pomoćnici profesionalcima, njihovi poslovi mogu biti fokusiraniji. Oni će u biti obavljati sve uredske zadatke koji su potrebni tako da profesionalci ne moraju. Administrativni i izvršni pomoćnici obično imaju više iskustva s uredskim softverom i često djeluju kao posrednici između klijenata i njihovih rukovoditelja. Oni mogu upravljati uredima te unajmiti i otpustiti uredske asistente koji im mogu pomoći u njihovom radu u pružanju podrške profesionalcima.
Budući da pojam može značiti mnogo stvari, raspon plaća također može biti promjenjiv. Uredski pomoćnik s minimalnim uredskim vještinama može zaraditi malo više od minimalne plaće. Administrativni pomoćnici mogu imati veću plaću, s prosječnom plaćom u rasponu od 30,000 američkih dolara (USD). Mnogi zarađuju mnogo više od toga, ovisno o svom iskustvu i obavezama na poslu.