Što radi uredski asistent/recepcionar?

Uredski pomoćnik/recepcionar obično je odgovoran za dužnosti ispred ureda u tvrtki ili organizaciji. Recepcionar obično kontrolira pristup uredu pozdravljajući goste, obavještavajući zaposlenike o posjetiteljima i radeći s dostavljačima i izvođačima. Osim toga, uredski asistent može biti odgovoran za niz zadataka uredske administracije kao što su upravljanje proračunskim tablicama, korespondencija i naručivanje uredskog materijala. Ovisno o veličini organizacije i broju zaposlenika koje ima, uredski asistent/recepcionar također može djelovati kao osobni ili administrativni asistent jednom ili više rukovoditelja ili menadžera tvrtke.

Dok se mnogi uredi sada oslanjaju na sustave glasovne pošte za odgovaranje na telefone i usmjeravanje pozivatelja do odgovarajućeg radnika, mnogi još uvijek zapošljavaju uredskog pomoćnika/recepcionara za upravljanje telefonskim sustavom i za razgovor s pozivateljima koji ga imaju poteškoća s korištenjem. Recepcionari također obavljaju zadatak nadzora recepcije, također poznatog kao čekaonica ili soba, u koju posjetitelji obično ulaze. Tradicionalni uredski pomoćnik/recepcionar obično će preuzeti odgovornost da se pobrine da posjetitelj bude najavljen ljudima koje posjećuje ili, ako je posjetitelj dostavljač, recepcionar će obično potpisati pakete i obavijestiti primatelje o njihovim dolazak. Uredski pomoćnik/recepcionar također može biti odgovoran za informiranje “ulaznih” kupaca o uslugama tvrtke, a također može zakazati sastanke između klijenata i zaposlenika.

Tvrtke s relativno malim uredskim pomoćnim osobljem mogu zahtijevati uredskog pomoćnika/recepcionara da preuzme druge uloge unutar tvrtke. U vrlo maloj organizaciji ili onoj s vrlo štedljivim budžetom, recepcionar može služiti i kao voditelj ureda. On ili ona mogu biti odgovorni za dobro funkcioniranje ureda obnavljanjem zaliha i praćenjem rada uredskih strojeva, kao što su fotokopirni uređaji, faks uređaji, pa čak i računala. Uredski pomoćnik/recepcionar s ovim odgovornostima obično će kontaktirati i raditi s stručnjacima za popravke, kao i drugim izvođačima koji će možda trebati obavljati radove na uredskom prostoru ili zgradi. Druge uobičajene odgovornosti uključuju planiranje događaja, zakazivanje putovanja i, u nekim slučajevima, upravljanje općim uredskim komunikacijama, kao što su obavijesti o praznicima, posebnim događajima i sigurnosnim razmatranjima.

Kvalifikacije da se postane uredski asistent razlikuju se ovisno o vještinama potrebnim za preuzimanje pozicije u određenoj tvrtki. U mnogim slučajevima uredski radnici mogu steći svoje vještine na poslu ili završiti program strukovnog osposobljavanja koji im pruža osnovno razumijevanje procedura uredske administracije. Ostale opcije uključuju pohađanje nastave i nastave za obrazovanje odraslih u raznim softverskim paketima, poslovno pisanje i komunikaciju i protokol.