Viši menadžer nabave nadzire proces nabave tvrtke. On postavlja politike i postupke prema kojima osoblje može kupiti robu i usluge od ovlaštenih dobavljača. Kao viši menadžer, odgovoran je za nesmetano obavljanje nabave robe i usluga tvrtke potrebnih za rad, uključujući planiranje procesa, nadmetanje, dodjelu ugovora i ocjenu.
Nabava je formalizacija procesa nabave organizacije. Umjesto da dopušta osoblju kupnju iz različitih izvora prema vlastitom nahođenju, tvrtka stvara skup ovlaštenih dobavljača od kojih osoblje može kupovati. To omogućuje tvrtki da pregovara o najboljim cijenama, uspostavi dosljednu razinu kvalitete i spriječi sukob interesa. Nadalje, nabava pojednostavljuje nabavu, budući da se ovlašteni dobavljači stavljaju u bazu podataka tvrtke i njima se centralno upravlja.
Odjel nabave ili nabave tvrtke obično vodi viši menadžer nabave koji nadzire osoblje agenata za nabavu ili menadžera. Ovaj viši menadžer odgovoran je za uspostavljanje politike i postupaka nabave tvrtke, koji su obično kodificirani u priručniku tvrtke. Od njega se očekuje da bude u toku s najboljim praksama u području nabave i implementira te standarde u sustav nabave tvrtke. Viši voditelj nabave također često vodi obuku osoblja odjela nabave i edukaciju redovnog osoblja o pravilnom postupku nabave.
Funkcionalno, viši menadžer nabave i njegovo osoblje odgovorni su za razvoj izvora opskrbe kao odgovor na poslovne potrebe. On mora uspostaviti sustav za kontinuirano utvrđivanje nabavnih potreba tvrtke, a zatim istražiti dobavljače koji mogu zadovoljiti te potrebe. Proces identifikacije novih izvora kupnje nastavlja se čak i nakon što je dobavljač odabran. Također postoji mogućnost da novi dobavljač može ponuditi bolju cijenu ili veću kvalitetu robe, tako da viši menadžer nabave mora ostati upoznat s najnovijim opcijama.
Viši menadžeri nabave također nadziru cijeli tijek rada nabave. To uključuje planiranje kupnje, stavljanje detalja o kupovnim potrebama tvrtke dostupnim dobavljačima za nadmetanje i dodjelu ugovora. Viši menadžer vjerojatno će osobno biti uključen u pregovore kako bi se učvrstili uvjeti ugovora, osiguravajući da tvrtka dobije najbolju moguću cijenu.
S druge strane, menadžeri nabave na višoj razini obično su uključeni u ocjenu dobavljača nakon što je ugovor dodijeljen. Viši voditelj nabave osigurava usklađenost odobrenih dobavljača s odredbama o troškovima, rasporedom isporuke i standardima kvalitete koji su navedeni u ugovoru. On prati zadovoljstvo osoblja s odobrenim dobavljačima i razvija sustav ocjenjivanja tako da postoji kvantitativni mehanizam za ocjenu učinka kada se ugovor dobavljača pojavi na obnovi.