Glavni posao svakog voditelja projekta je organizirati ljude i upravljati različitim zadacima kako bi se postigao određeni cilj. Što je taj cilj ili “projekt” može se uvelike razlikovati. Ponekad je to objava izvješća ili organizacija konferencije; također može biti dovršetak zgrade ili preuređenje ili izvedba dizajna interijera. Iako postavke mogu biti vrlo različite, menadžeri dijele neke univerzalne atribute. Sve su usmjerene na upravljanje ljudima, s jedne strane, a sve zahtijevaju široki pogled na pojedinačne zadatke koje je potrebno izvršiti kako bi se postigao cilj. Veći dio posla voditelja projekta uključuje postavljanje glavnog plana akcije, a zatim osiguravanje da su svi dijelovi na mjestu kako bi se taj plan doveo do završetka.
Opći ciljevi
Voditelji projekta su u biti vođe koji organiziraju akciju u određenom smjeru. Obično su dobili zadatak da dovrše nešto određeno, a zatim im je osigurano osoblje – koje se često naziva “timom” – koje će im pomoći u postizanju cilja. Menadžeri obično počinju razbijanjem većeg krajnjeg cilja na manje dijelove, a zatim postavljanjem internih rokova za završetak svake komponente. Kalendar je važan dio posla, kao i redoviti pregledi osoblja i bodri razgovori, ako je potrebno.
Mnogi stručnjaci za upravljanje projektima kažu da, da bi bio uspješan, menadžer mora uravnotežiti četiri glavna područja. On ili ona moraju razumjeti opseg projekta. Menadžer mora pronaći prave ljude i materijale te ih učinkovito koristiti. Svi zadaci moraju biti zakazani tako da budu obavljeni na vrijeme. Voditelj projekta također mora osigurati da je projekt dovršen unutar proračuna koji mu je dodijeljen.
Važnost koordinacije
Jedan od najvažnijih dijelova posla voditelja projekta je koordinacija osoblja. Menadžer mora biti sposoban stvoriti timove koji će biti učinkoviti i motivirani za dosljedno dobar rad. Sposobnost delegiranja zadataka i odgovornosti je neophodna, a menadžeri moraju biti spremni uskočiti i napraviti promjene ako dođe do problema ili kašnjenja.
Kako bi uspješno koordinirao projekt, voditelj mora biti svjestan što svaki član tima radi i hoće li ta osoba ispuniti svoje rokove. Mnogi voditelji projekata koriste posebne softverske programe koji im pomažu u praćenju toga. Ovaj softver često omogućuje članovima tima da međusobno razgovaraju o projektu, vide popise zadataka projekta i tko je odgovoran za koje zadatke te dijele datoteke i dokumente. Također može omogućiti menadžerima da vide koji su zadaci prema rasporedu i gdje se projekt nalazi u smislu proračuna. Ova vrsta softvera posebno je vrijedna za velike projekte i timove.
Idejni projekti temeljeni na uredu
U korporativnim i drugim uredima, većina projekata na koje je potrebna pozornost menadžera odnosi se na istraživanje i pisanje. Izvješća dioničara, glavni sažeci nalaza i publikacije koje izdaju znanstveni laboratoriji ili neprofitne organizacije često su složeni poduhvati koji zahtijevaju mnogo različitih koraka kako bi se priješlo od “faze ideje” do završetka. Voditelji projekta u tim postavkama obično djeluju kao koordinatori informacija, pazeći da se svi potrebni elementi spoje na pravi način.
Uredski projekti obično zahtijevaju puno osobne suradnje, koju obično organizira voditelj projekta. On ili ona prati tko što radi ili zakazivanjem intervjua ili praćenjem napretka elektroničkim putem, obično putem baza podataka ili digitalne komunikacije poput e-pošte. Voditelji timova također su obično odgovorni za pripremu konačnog proizvoda, što uključuje lekturu i izmjene u zadnji čas. Uspjeh ili neuspjeh projekta obično je na ramenima menadžera i on ili ona moraju biti u stanju opravdati sve izbore nadređenima u tvrtki.
Izvođenje fizičkih projekata
Često je puno lakše vidjeti svakodnevni rad voditelja projekta kada je projekt nešto opipljivo, kao što je gradnja ili uređenje okoliša. U tim postavkama menadžeri obično djeluju kao voditelji web-mjesta, pazeći da svi članovi tima imaju posao i razumiju što im je točno namijenjeno. Ova vrsta vođe obično je odgovorna za organiziranje svih potrebnih alata i zaliha, a također mora djelovati i kao posrednik između ljudi koji posjeduju zemljište ili građevinu na kojoj se radi i onih koji koordiniraju posao koji treba obaviti. Ovaj posao često zahtijeva kombinaciju uredskog planiranja i stvarnih posjeta gradilištu i koordinacije.
Vještine i iskustvo potrebni za dobivanje posla
Obično je potrebno puno iskustva da bi se dobio posao voditelja projekta. Većinu vremena menadžeri se biraju unutar organizacije – to jest, biraju se na temelju svog iskustva u stvarnom obavljanju posla kojim se treba upravljati i koordinirati. Puno toga ovisi o industriji i projektu o kojem je riječ, ali napredno obrazovanje bilo u području fokusa ili u poslovanju ili upravljanju osobljem također može biti od pomoći.
Mnogi ljudi koji su zainteresirani za preuzimanje uloga upravljanja projektima pohađaju tečajeve kako bi postali certificirani. Programe nudi niz različitih škola, iako se certifikat Project Management Instituta (PMP) uvelike poštuje. Sve je češće da tvrtke koje zapošljavaju vanjske voditelje projekata posebno spominju te vjerodajnice u svojim oglasima za posao.