Facilitator sastanka može obavljati različite uloge, ovisno o vrsti sastanka. Na primjer, mogao bi biti odgovoran za snimanje zapisnika i osiguravanje da se govori, rasprave ili prezentacije drže u predviđenom vremenu. Neki sastanci mogu biti o kontroverznim ili emocionalnim temama, pa bi voditelj u ovom slučaju mogao više djelovati kao moderator sastanka. Još jedna tipična odgovornost voditelja sastanka je održavanje dijaloga relevantnim pauziranjem ili promjenom smjera kada razgovor skrene s kolosijeka. Općenito, on pomaže i vodi proces ne pokušavajući utjecati na ishod.
Organizacije planiraju sastanke iz raznih razloga. Oni su standardni postupak za mnoge vrste poduzeća, dok drugi mogu imati sastanke rjeđe. Vrste okupljanja mogu varirati od tjednih sastanaka osoblja do korporativnih odmora koji traju nekoliko dana. Sastanci se mogu održavati u uredu, na lokaciji izvan mjesta, pa čak i online. Voditelj sastanka može biti zaposlenik, kao što je član administrativnog osoblja, ili može biti vanjski konzultant angažiran posebno za organizaciju i vođenje sastanaka.
Prije sastanka voditelj sastanka obično će se pripremiti identificiranjem i istraživanjem svih relevantnih pitanja. On može kreirati dnevni red i komunicirati sa sudionicima sastanka, informirajući ih o detaljima i pružajući unaprijed informacije, kao što su teme za raspravu. Često se voditelji brinu o logističkim detaljima kao što je postavljanje mjesta sastanka s potrepštinama kao što su namještaj, potrepštine i osvježenje.
Često zvan moderator, voditelj sastanka može imati popis problema ili pitanja za raspravu. Obično započinje dijalog i može zadržati vrijeme, pomičući temu kako bi unaprijedio raspravu kada je to potrebno. Često on nema udjela u ishodu, već djeluje kao nepristrani agent organizacije. Mogao bi sudjelovati potičući raspravu i pomažući određenim pojedincima da doprinesu. Osim vođenja osobnih bilješki, mogao bi koristiti i veliku ploču ili druga vizualna pomagala da dopuni raspravu i proširi ideje.
Voditelj sastanka često djeluje i kao zapisničar sastanka. On može i ne mora sudjelovati u dijalogu, ali njegova je glavna funkcija snimanje zapisnika. To se obično radi tako da ih upišete ili upišete ručno ili pomoću uređaja za snimanje. Kasnije bi zapisničar mogao prepisati bilješke i distribuirati zapisnike sa sastanka ili izvješća.
Jedna od karakteristika dobrog voditelja sastanka je sposobnost da bude nepristran. Pokazivanje pažnje na detalje i pomaganje sudionicima da se pridržavaju zadanog vremena dok napreduju prema svojim navedenim ciljevima druge su korisne vještine. Općenito, vođenje učinkovitih sastanaka također uključuje spremnost voditelja sastanka da nastavi sa sudionicima i pomogne im da poduzmu akciju prema svim ciljevima koje su zacrtali.