Nekoliko važnih profesionalnih standarda pruža okvir za dužnosti obrazovnog administratora kao što je zamjenik ravnatelja. Zamjenik ravnatelja, poznat i kao pomoćnik ravnatelja, promiče viziju učenja koju podržava cijela školska zajednica. Ona je odgovorna za stvaranje poštenog i etičkog okruženja u kojem se studenti i osoblje osjećaju dovoljno sigurnima za učenje. Pomoćniku ravnatelja povjereno je upravljanje tekućim ljudskim i novčanim resursima te utvrđivanje budućih potreba. Praćenje obrazovnih propisa, a moguće i rad na utjecaju na njih, također može biti dio posla.
Kako bi stvorio viziju učenja koju u praksi prihvaća školsko osoblje, administrator mora razumjeti koji su obrazovni ishodi važni za učenike u pluralističkom društvu 21. stoljeća. Mora znati izgraditi konsenzus među kolegama, pregovarati kad je potrebno i čvrsto vjerovati da svi učenici mogu učiti. Govorenjem na mjesečnim sastancima školskog odbora, na primjer, može informirati obitelji o smjeru u kojem želi da se škola kreće, kao io napretku prema tom cilju.
Sigurnost i motiviranost osoblja i učenika mogu prvenstveno pasti na račun pomoćnika ravnatelja. Pravedno rješavanje pitanja discipline, prepoznavanje postignuća učenika i osoblja, praćenje klime u školi i nadzor izvannastavnih aktivnosti četiri su zadatka koji pomažu da škola ostane mjesto na kojem ljudi žele biti. Pomoćnik ravnatelja također može sudjelovati u prezentacijama o razvoju osoblja na dane radnog staža i pomoći nastavnicima da si svake godine postave profesionalne ciljeve. Provođenje godišnjih evaluacija nastavnika može biti dio posla koji se dijeli s ravnateljem. Zamjenik ravnatelja trebao bi profesionalno i s poštovanjem dati relevantne pozitivne i negativne povratne informacije nastavnicima nakon njihovih evaluacija.
Zamjenik ravnatelja mora imati jake komunikacijske vještine. Dio posla administratora može biti pisanje biltena ili ažuriranja školskih web stranica koje informiraju obitelji i jačaju veze u zajednici. Razvijanje veza s resursima zajednice, uključujući tvrtke i društvene organizacije, može biti zajednička odgovornost između pomoćnika ravnatelja, ravnatelja i savjetnika.
Svakodnevna organizacija i rad škole je u nadležnosti uprave. Pomoćnik ravnatelja može surađivati s ravnateljem na izradi godišnjeg proračuna škole. Uz to, može biti zadužena za rješavanje svakodnevnih, neočekivanih administrativnih problema, te staranje da se oni brzo i pošteno rješavaju.
Obrazovni administratori mogu biti nositelji promjena kroz sudjelovanje u odborima ili kontaktiranjem i sastankom s kreatorima politike radi promjene obrazovnih zakona. Na primjer, zamjenik ravnatelja može se zalagati za prava učenika u vezi s privatnošću na zakonodavnim raspravama. Utjecaj na širu lokalnu ili nacionalnu obrazovnu politiku ponekad je zanemaren, ali vrlo važan dio opisa posla proravnatelja.