Okružni zapisničar obično ima odgovornost za vođenje javnih evidencija o radnjama i transakcijama prema nalogu lokalne, državne, regionalne i nacionalne vlade. U nekim zemljama, uključujući Sjedinjene Države, te radnje i transakcije bilježe vlade na županijskoj razini. Županijski zapisničar može biti imenovan ili izabran za rukovanje raznim dokumentima koji čine evidenciju za određenu zajednicu. Ovaj ured obrađuje mnogo različitih vrsta dokumenata. Dok županijski službenik i zapisničar mogu imati slične funkcije ili čak biti spojeni u jedan ured, svaki ured ima svoje posebne odgovornosti.
Ovisno o lokalnim zakonima, mjesto županijskog zapisničara može se popuniti izborom ili imenovanjem od strane nekog višeg državnog tijela. U nekim županijama, zapisničar i županijski službenik mogu raditi u istom uredu ili čak biti pojedinac u manjim gradovima i zajednicama. U većim gradovima on ili ona mogu imati stotine osoblja koje će pomoći u obradi velikog broja registracija, licenci i drugih pravnih dokumenata kojima upravlja ured. Ostali dokumenti s kojima može rukovati ured okružnog zapisničara uključuju izjave pod prisegom, založna prava mehaničara, zemljišne premjere, vojne otpuste i razne vrste korporativnih papira.
Vrste pravnih radnji i transakcija koje obično bilježi županijski zapisničar uključuju prodaju ili kupnju imovine, razne pravne radnje između određenih stranaka, bračne dozvole i mnoge druge vrste pravnih dokumenata za koje je potrebna službena evidencija. On ili ona također mogu pregledati i zabilježiti sva založna prava, hipoteke i djela. Budući da ih ne zanima sadržaj dokumenta, zapisničar obično ne mora znati ništa o obradi isprava, zajmova ili drugih sličnih dokumenata. Okružni registratori obično bilježe transakcije nekretninama, posjede i zemljišne parcele. Osoba na ovoj poziciji također je odgovorna za naplatu svih naknada povezanih s rukovanjem tim dokumentima.
Županijski zapisničar ne mora biti isto što i županijski službenik u nekim područjima. U nekim manjim županijama i regijama, ured županijskog službenika i županijskog zapisničara zapravo može obnašati ista osoba. Osoba na ovoj poziciji također može biti odgovorna za naplatu svih državnih ili lokalnih pristojbi potrebnih za izdavanje dokumenta. Iako se ova dva položaja mogu kombinirati u nekim gradovima ili mjestima, postoje određene razlike u dužnostima svakog ureda. Na primjer, županijski službenik može biti odgovoran za postavljanje i nadzor izbora, dok zapisničar ne mora.