Konzultanti EHR savjetuju zdravstvene organizacije o računalnim sustavima koji im omogućuju ispunjavanje zahtjeva za elektroničku zdravstvenu evidenciju. Neke nacionalne vlade sada zahtijevaju da se zdravstveni kartoni pacijenata pohranjuju elektronički. Ova uredba utječe na liječnike, bolnice, centre za pomoć u životu i sve druge vrste zdravstvenih organizacija. EHR konzultanti analiziraju i procjenjuju trenutni sustav arhiviranja organizacije i daju preporuke za hardver i softver na temelju individualnih potreba organizacije.
Dosadašnja zdravstvena evidencija pacijenata vođena je na papiru i pohranjena na licu mjesta. Ako su pacijenti prebačeni kod drugog liječnika ili traže usluge iz nove bolnice, njihova evidencija često nije bila lako dostupna. S druge strane, elektroničkom kartonu pacijenata može se pristupiti iz zajedničke mreže i pomaže pružateljima zdravstvenih usluga da pravilno odgovore na potrebe pacijenata. Budući da zdravstvene organizacije nisu specijalizirane za sustave informacijske tehnologije, moraju se konzultirati s vanjskim stranama koje imaju stručnost u ovom području.
Konzultanti EHR-a specijalizirani su za pomoć zdravstvenim organizacijama da lociraju i implementiraju odgovarajući sustav. Da bi to učinio, konzultant će prikupiti osnovne informacije o tvrtki, uključujući povijest, strategiju, kulturu te trenutne politike i procedure. Ovisno o proračunu zdravstvene organizacije i trenutnim radnim funkcijama, EHR konzultanti će preporučiti više proizvoda. Često provode dosta vremena intervjuirajući zaposlenike u organizaciji kako bi dobili dojam o tome kako su organizirani i što organizacija želi postići. Konzultanti EHR-a usredotočuju se na pomaganje donositeljima odluka u zdravstvenoj organizaciji da procijene različite mogućnosti.
Konzultanti će pokušati dati niz nepristranih preporuka i pomoći u procesu donošenja odluka. Etički konzultanti EHR informirat će organizaciju o raznim prednostima i nedostacima povezanih sa svakom dostupnom opcijom. Također će donositeljima odluka osigurati ukupne troškove i procijenjeni povrat ulaganja. Na primjer, mala liječnička ordinacija s jednom lokacijom koja ima postojeći računalni sustav vjerojatno će dobiti niz preporuka koje uključuju nekoliko softverskih paketa i eventualno jedan koji uključuje nadogradnju hardvera.
Tipično, konzultanti će također osigurati obuku i pomoć u implementaciji novog sustava. Budući da će osoblje zdravstvene organizacije morati prijeći na nove procedure i softverske programe, konzultanti EHR-a mogu sudjelovati u početnim obukama koje podučavaju zaposlenike kako izvući maksimum iz novog sustava. Oni također mogu educirati organizaciju o državnim propisima i kako ih softver čini usklađenim s njima.