Evidencija o održavanju su pisane bilješke koje pružaju dokumentaciju o održavanju određenog dijela opreme. Većinu vremena kada ljudi govore o takvim vrstama zapisa u industrijskom okruženju, misle na formalizirana izvješća i datoteke koje vode vlasnici voznih parkova, operateri industrijskih postrojenja ili drugi poslovni ljudi koji se bave nekom vrstom rada sa strojevima. Vođenje odgovarajućeg dnevnika mehaničkih servisa i popravaka u ovim scenarijima obično se smatra dobrom poslovnom praksom, a može se zahtijevati i po zakonu. Zapisi su osobito korisni u upravljanju održavanjem jer pomažu tvrtkama da osiguraju da njihova oprema bude u dobrom stanju, a također nude način upravljanja i praćenja troškova popravaka i preventivnog održavanja.
Međutim, zapise mogu koristiti i pojedinci. Mnogi ljudi vode detaljnu evidenciju o održavanju osobnog automobila, a mogu također bilježiti usluge izvršene na kućanskim aparatima kao što su klimatizacijske jedinice i pomoćni generatori. To može pojednostaviti potrebne popravke, a također može učiniti ponovnu prodaju mnogo lakšom.
Zašto se čuvaju
Bez obzira na specifičnosti postavki, upravljanje zapisima o održavanju često je važno iz više razloga. Na primjer, raspored održavanja može biti od neprocjenjive važnosti u pomaganju serviserima u dijagnosticiranju ponovljenih problema sa strojem ili vozilom. Osim toga, dobra evidencija pomaže voditeljima odjela, zaposlenicima, a ponekad i pojedincima, osigurati da dio opreme radi u skladu s bilo kojim jamstvom proizvođača. Također mogu pomoći tvrtkama da prate kada dio opreme treba proći preventivno održavanje.
Za sve ovo postoji i vrijednosna osnova. Održavanje strojeva u dobrom radnom stanju jedan je od najboljih načina da ih zaštitite kao ulaganje, a dokumentiranje te skrbi može učiniti opremu poželjnijom ako se ikada proda jer postoji dokaz da je ispravno servisirana. To vrijedi kako za tvrtke tako i za pojedince. Prodaja rabljenih automobila dobar je primjer – ljudi koji mogu detaljnom evidencijom dokazati koliko su često njihovi automobili održavani i servisirani često mogu dobiti višu cijenu nego ljudi čiji automobili izgledaju dobro, ali dolaze samo uz usmena obećanja.
Temeljna evidencija također može biti zaštitni znak odgovornosti. Ako je tvrtka tužena u vezi s neispravnim dijelom opreme, detaljna evidencija može biti bitna za potporu slučaja tvrtke i pokazivanje da je, na primjer, postojala dužna pažnja.
Glavni elementi i osnovni zahtjevi
Osobni zapisi obično se najlakše čuvaju i obično su nešto više od datoteke koja sadrži račune i dijagnostička izvješća o izmjenama ulja u vozilu, uslugama i popravcima. Obično su uključeni i rezultati svih potrebnih sigurnosnih pregleda ili ispitivanja emisija. Ovakve vrste izvješća mogu biti prilično neformalne; glavna ideja je voditi dnevnik onoga što se dogodilo sa strojem i kada. Mogu biti jednostavne poput bilježnice koja se drži u blizini stroja ili digitalizirane proračunske tablice sa skeniranim izvješćima i specijaliziranim bilješkama.
Proces razvoja poslovno orijentiranog plana evidencije održavanja često je malo formaliziraniji. Prvo, tvrtka će općenito napraviti inventuru sve svoje opreme. Svaki predmet koji treba povremeno pregledavati ili popravljati trebao bi biti uključen na ovaj popis i dodijeljen broj za praćenje. Softver za održavanje može se pokazati vrijednim u pomaganju tvrtkama u organizaciji svih ovih informacija. Bez obzira jesu li podaci dokumentirani elektronički ili u tiskanom obliku, općenito se smatra dobrom praksom čuvati sigurnosnu kopiju negdje u slučaju da se podaci izgube ili slučajno unište.
Ažuriranja
Nakon što je inventura završena, evidenciju je jednostavno potrebno ažurirati kad god se radi. Općenito, evidencija treba dokumentirati koja je vrsta posla obavljena i kada je obavljena, kao i tko ih je zapravo izvodio. Kada se obavljaju bilo kakve inspekcije ili testiranje opreme, zapisnik treba odražavati jesu li inspekcija ili testiranje slijedili smjernice proizvođača i operativne postupke tvrtke. Troškovi koji se odnose na rad i dijelove također se mogu dokumentirati kako bi se pomoglo odjelima u predviđanju proračuna.
Tvorničke postavke
Korištenje evidencije održavanja posebno je važno u tvorničkim uvjetima, gdje se svakodnevno koristi velik broj skupih strojeva. Ovi zapisi mogu pomoći da se osigura da je bilo koje odgovarajuće održavanje opreme ili postrojenja završeno kako bi rad postrojenja tekao nesmetano. Na primjer, zapisnik održavanja s pojedinostima o svim popravcima ili održavanju servisa može se čuvati na tvorničkom stroju. Ovaj zapisnik može pomoći u izbjegavanju nesreća ili zatvaranja postrojenja zbog neispravne opreme.
Automobilska i zrakoplovna upotreba
Trupci su također vrlo čest dio održavanja voznog parka. Tvrtke koje iznajmljuju ili posjeduju velike grupe kamiona, na primjer, često moraju pažljivo pratiti koja vozila trebaju na popravak ili im je potencijalno potreban servis prije nego što ih pošalju na duga putovanja ili pozive za dostavu. Isto vrijedi i za operatere flote zrakoplova; zračne tvrtke i komercijalne zrakoplovne tvrtke često su po zakonu dužne voditi brižljivu evidenciju svih rutinskih usluga i popravaka, jer to može pomoći u sprječavanju nesreća i problema tijekom leta.