Što su interne kontrole?

Unutarnje kontrole su praksa koja postoji stotinama godina, a prvenstveno se odnosi na način na koji organizacije upravljaju i štite svoje interne operacije ili informacije. Uobičajena praksa ovih kontrola je provjera financijskih informacija tvrtke i stvaranje sustava procesa ili aktivnosti za zabranu prijevara i pronevjera. Vlasnici i menadžeri poduzeća obično su odgovorni za stvaranje i provedbu internih kontrola. Veće organizacije i javna poduzeća najčešće će imati više kontrola od drugih tvrtki.

Mnogo puta interne kontrole spadaju u jednu od dvije skupine: cilj ili aktivnost. Svaka grupa opisuje kontrole koje su slične prirode i pokušavaju zaštititi financijske informacije slijedeći određene prakse. Objektivna kategorizacija kontrola uključuje načela koja određuju postojanje, pojavu, potpunost, vrednovanje i prezentaciju ili objavu financijskih informacija. Te se kontrole usredotočuju na računovodstveni aspekt financijskih podataka. Nacionalna računovodstvena pravila i metode će diktirati kako poduzeća bilježe pojedinačne financijske transakcije kako bi pojedinci imali jasnu predodžbu o financijskoj uspješnosti poduzeća.

Kontrole aktivnosti regulirat će podjelu dužnosti, zadržavanje evidencije po odjelima, nadzor nad operacijama, autorizaciju aktivnosti zaposlenika, sigurnost financijskih dokumenata i podataka o klijentima, fizičke zaštite i odobrenje uprave za završeni posao. Ove kontrole su podložne promatračkom pregledu od strane vlasnika, direktora, menadžera i nadzornika. Osim toga, ove kontrole možda će trebati prilagoditi kako tvrtka raste i širi se. Više lokacija ili informacija dovest će do povećanja papirologije i računovodstvenih aktivnosti, što zauzvrat znači više kontrola.

Javna poduzeća uobičajeni su korisnici opsežnih internih kontrola zbog državne regulative. Ovi propisi osiguravaju da javna poduzeća prezentiraju točne i transparentne informacije dioničarima, koji su primarni vlasnici javnih poduzeća. Vlade također mogu često prilagođavati propise kako bi poduzele korektivne mjere zbog prošlih neuspjeha u kontroli.

Revizije pomažu tvrtkama u određivanju učinkovitosti i učinkovitosti svojih internih kontrola. Revizije — koje obično provode javne računovodstvene tvrtke — dat će mišljenje treće strane o financijskim i operativnim kontrolama tvrtke. Revizori će osigurati da je tvrtka usklađena s vanjskim standardima, da zaposlenici ne potkopavaju kontrole, a da su menadžeri ili supervizori aktivno prisutni u poslovanju tvrtke.

Tvrtke također mogu putem revizija otkriti da su njihove kontrole previše restriktivne za poslovanje. Kontrole mogu ozbiljno ometati način na koji zaposlenik dovršava zadatak zahtijevajući odobrenje uprave ili drugog zaposlenika koji mora izvršiti dio zadatka. Ovi problemi će smanjiti produktivnost uz povećanje vremena zastoja zaposlenika, u biti prisiljavajući tvrtku da plati za neaktivnost zaposlenika.